Effizienter Bewerbungs­prozess in der Arztpraxis - Tipps für Arbeitgeber

Als ehemalige MFA erinnere ich mich noch gut, wie wir in meiner damaligen kardiologische Praxis eine Medizinische Fachangestellte (MFA) als neue Kollegin gesucht haben. Es gab 2 Probleme:

• Wir haben kaum Bewerbungen erhalten
• Bewerber erschienen nicht zum Vorstellungsgespräch und sagten diese auch nicht ab

Beides kommt Ihnen sicher auch bekannt vor. Wie man es schafft, Talente anzuziehen und Bewerbungen für eine offene Stelle zu erhalten, ist ein ganz eigenes Thema für sich. In unseren Tipps für eine attraktive Stellenanzeige inkl. Muster Stellenanzeige für MFA & ZFA erfahren Sie mehr dazu.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen einen effektiven und unkomplizierten Bewerbungsprozess vor, der sowohl beim Bewerber professionell ankommt, als auch für Ihre Praxis einen optimalen Ablauf darstellt und nebenbei die guten von den schlechten Kandidaten unterscheiden lässt.

Dieser Prozess hat sich im Laufe der Zeit etabliert und als sehr hilfreich und effektiv herausgestellt. Wir empfehlen diesen all unseren Arbeitgebern für Ihre offenen Stellen, wodurch diese im Einstellungsprozess folgendes erreicht haben:

• Es gibt einen einheitlichen Prozess, an den sich alle Mitarbeiter halten und der für alle Positionen anwendbar ist (MFA, ZFA, Azubi, Arzt oder Zahnarzt)
• Kandidaten lassen sich leichter miteinander vergleichen
• Nicht geeignete Kandidaten lassen sich in der Regel schon im 1. Schritt erkennen
• Nicht-Erscheinen ohne Absagen werden minimiert
• Frust und Nerven werden geschont

Der ideale Bewerbungsprozess für die Arztpraxis

Die einzelnen Schritte des strukturierten Bewerbungsprozesses im Überblick:

1. Screening der Bewerbungsunterlagen
2. Absage / Einladung zum Telefoninterview
3. Absage / Einladung zum persönlichen Vorstellungsgespräch in der Praxis
4. Absage / Einladung zum Probearbeiten
5. Absage / Angebot eines Arbeitsvertrages

1. Screening der Bewerbungsunterlagen

Nachdem Sie eine erhaltene Bewerbung gescreent und entschieden haben, diese BewerberIn kennenzulernen, laden Sie die KandidatIn per E-Mail für ein erstes Kennenlernen am Telefon ein. Dieses Gespräch sollte ca. 20-30 Minuten dauern.

Sehr wichtig ist, die KandidatIn nicht zu lange nach Bewerbungseingang auf eine Reaktion warten zu lassen. Melden Sie sich innerhalb von 7 Tagen nach Eingang einer Bewerbung. Egal, ob es eine Einladung zum ersten Kennenlernen ist oder ob die KandidatIn eine Absage bekommt. Dies zeugt von Wertschätzung und erhöht zudem Ihre Chancen, dass eine BewerberIn nicht von der Konkurrenz abgegriffen wird, weil Sie sich zu lange Zeit gelassen haben.

Hier eine Idee für deine E-Mail Vorlage. Ob Sie die Du oder Sie-Form für die Ansprache wählen, ist Ihnen überlassen und kann von Ihrer Praxiskultur abhängig gemacht werden. Im Zweifel benutzen Sie eher die Sie-Form, damit sich niemand unangemessen angesprochen fühlt.

Wer auf diese E-Mail schon nicht antwortet, würde sicherlich auch zu keinem persönlichen Vorstellungsgespräch auftauchen. Freut sich eine KandidatIn über deine Einladung zum Telefoninterview, wird er/sie bestimmt auch abnehmen, wenn Sie zum vereinbarten Termin anrufen.

Ob das erste Kennenlernen vom Praxischef oder einer Medizinischen bzw. Zahnmedizinischen Fachangestellten durchgeführt wird, ist hierbei egal. Die meisten Bewerber sind erfahrungsgemäß etwas weniger aufgeregt, wenn es von einer MFA / ZFA gemacht wird.

2. Telefoninterview

Nutzen Sie das Telefongespräch, um Ihre Praxis und die Stelle kurz vorzustellen. Bedenken Sie dabei, dass auch Ihre Praxis sich bei den KandidatInnen bewirbt.

• Was sind Sie für eine Praxis? (Fachrichtung, Einzelpraxis oder Berufsausübungsgemeinschaft, seit wann besteht die Praxis etc.)
• Wie sieht das Patientenklientel aus?
• Wie ist das Team strukturiert?
• Wie viele Ärzte arbeiten bei Ihnen?
• Was macht Sie sonst als Praxis aus (z.B. gibt es Fortbildungen? Machen Sie manchmal etwas zusammen? Weihnachtsfeiern, regelmäßige Teammeetings, wie sieht die Zusammenarbeit aus, etc.).

Im nächsten Schritt lassen Sie die BewerberIn kurz ihren bisherigen Werdegang beschreiben. Gibt es hier Auffälligkeiten für Sie? Wenn ja, fragen Sie direkt nach.

Wenn es in Ihrer Praxis bestimmte fachliche Anforderungen gibt, sprechen Sie die KandidatIn darauf an und fragen Sie, welche Erfahrungen er/sie bereits mitbringt.

Ein extrem wichtiger Faktor für eine lange und erfolgreiche Zusammenarbeit ist die Motivation der BewerberIn. Warum hat er/sie sich ausgerechnet bei Ihrer Praxis beworben? Warum hat er/sie den Beruf als Medizinische / Zahnmedizinische Fachangestellte gewählt? Welche Aufgaben machen ihm/ihr am meisten Spaß? Welche Aufgaben machen keinen Spaß und würde die KandidatIn am liebsten an KollegInnen abgeben?

Finden Sie heraus, was die KandidatIn sich für die Zukunft wünscht. "Wo sehen Sie sich beruflich in 5 Jahren?" Mit dieser Frage können Sie abschätzen, ob eine KandidatIn sich langfristig noch in dem Beruf sieht oder vielleicht doch andere Pläne hat, z.B. eine Weiterbildung zur FachwirtIn im Gesundheitswesen anstrebt, um sich beruflich aus der Praxis weg zu entwickeln.

Außerdem können Sie administrative Fragen für den weiteren Prozess direkt klären: z.B. zu wann könnten Sie frühestmöglich anfangen? Was sind Ihre Gehaltsvorstellungen? Wieviel Stunden pro Woche möchten Sie arbeiten?

Aus diesen Antworten können Sie bereits eine Menge an Informationen über die BewerberIn gewinnen. Schreiben Sie sich die Fragen vorher auf, die Sie stellen möchten, um nicht den Faden zu verlieren. Machen Sie sich Notizen zu den Antworten und bewerten diese anschließend. Ein “+” für eine positive Antwort, ein “-” für eine negative Antwort. Ein “?”, wenn Sie hier noch weitere Informationen benötigen. Diese können Sie im nächsten Schritt noch klären.

Haben Sie ein gutes Bauchgefühl nach dem Telefonat mit der KandidatIn? Wenn ja, folgt als nächstes die Einladung zum persönlichen Kennenlernen in der Praxis. Lassen Sie die KandidatIn max. 5 Tage auf deine Rückmeldung warten. Dies gilt auch, wenn die KandidatIn nicht weiter kommt und eine Absage erhalten soll.

3. Persönliches Kennenlernen

Der optimale Ablauf für das persönliche Kennenlernen hat sich wie folgt etabliert:

Die KandidatIn wird freundlich in Empfang genommen. Zuerst wird Sie von einer MFA durch die Praxis geführt mit jeweils kurzen Erklärungen zu den jeweiligen Räumlichkeiten und kurze Vorstellung der anwesenden Teammitglieder. So verliert die KandidatIn schon die erste Aufgeregtheit. Die Person direkt ins Wartezimmer zu bitten bis sie vom Chef aufgerufen wird, steigert nur unnötig die Nervosität und ist sehr unpersönlich.

Danach geht es zum Gespräch in das Zimmer des Chefs und es kann beispielsweise etwas zu Trinken angeboten werden. Das Gespräch zwischen Ihnen und der KandidatIn dauert ca. 30 Minuten. Sie klopfen hauptsächlich die fachliche Qualifikation und Motivation ab, ohne dabei die KandidatIn in eine Prüfungssituation zu bringen.

Auch hier macht es Sinn, einen kleinen Interviewfragebogen vorzubereiten, in dem Sie die Antworten des Kandidaten festhalten und diese anschließend bewerten. So können Sie Ihre KandidatInnen besser vergleichen und verlieren nicht den Überblick.

Danach übernimmt eine MFA (nicht die Kollegin von dem Telefoninterview) für 5-10 Minuten und lernt die KandidatIn in einem lockeren Gespräch kennen. Hier geht es in erster Linie darum, den Teamfit zu bewerten. Ihre MitarbeiterInnen sollten sich fragen: Kann ich mir vorstellen mit dieser Person gut zusammenzuarbeiten? Welche Bedenken gibt es?

Sind Sie anschließend der gleichen Meinung, dass diese KandidatIn gut in Ihr Team passt, folgt eine Einladung zum Probearbeiten. Hier macht es ebenfalls Sinn die 5-Tage-Regel zu beachten und sich sehr zeitnah bei der BewerberIn zu melden, um einen Termin zu vereinbaren. Schnelligkeit ist im Bewerbungsprozess ein wichtiger Faktor, denn die guten KandidatInnen sind schnell vom Markt.

4. Probearbeiten

Mit einem Probearbeitstag geben Sie der KandidatIn die Möglichkeit, einen exklusiven Einblick in Ihren Arbeitsalltag zu bekommen. Damit reduzieren Sie enorm die Kündigungsrate innerhalb der Probezeit (auf beiden Seiten). Auch für Ihre Praxis ist es nochmal eine Möglichkeit letzte Zweifel aus dem Weg zu räumen und auch dem restlichen Team die Möglichkeit zu geben, den Kandidaten kennenzulernen.

5. Vertragsangebot

Wenn sich auch der Probearbeitstag als positiv herausstellt, heißt es wieder schnell sein und die KandidatIn mit einem Vertragsangebot an Bord zu holen. Ein Anruf – in der Regel einen Tag danach – ist ideal, um mündlich die frohe Botschaft zu überbringen. Anschließend versenden Sie den Vertragsentwurf per E-Mail und fassen die Eckdaten nochmal zusammen.

Mit diesem mehrstufigen Bewerbungsprozess lassen sich sicher und schnell die guten von den schlechten KandidatInnen erkennen. Die Gefahr, die falsche Person einzustellen minimiert sich deutlich. So konnten wir in meiner Praxis damals allein in einem Zeitraum von 4 Wochen 4 freie Stellen besetzen!

Damit sollte einer erfolgreichen Einstellung nichts mehr im Wege stehen! Fehlen eigentlich nur noch die Bewerbungen!