Effizienter Bewerbungs­prozess in der ArztpraxisTipps für Arbeitgeber

Als ehemalige MFA erinnere ich mich noch gut, wie wir in meiner damaligen kardiologische Praxis eine Medizinische Fachangestellte (MFA) als neue Kollegin gesucht haben. Es gab 2 Probleme:

• Wir haben kaum Bewerbungen erhalten
• Bewerber erschienen nicht zum Vorstellungsgespräch und sagten diese auch nicht ab

Beides kommt Ihnen sicher auch bekannt vor. Wie man es schafft, Talente anzuziehen und Bewerbungen für eine offene Stelle zu erhalten, ist ein ganz eigenes Thema für sich. In unseren Tipps für eine attraktive Stellenanzeige inkl. Muster Stellenanzeige für MFA & ZFA erfahren Sie mehr dazu.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen einen effektiven und unkomplizierten Bewerbungsprozess vor, der sowohl beim Bewerber professionell ankommt, als auch für Ihre Praxis einen optimalen Ablauf darstellt und nebenbei die guten von den schlechten Kandidaten unterscheiden lässt.

Dieser Prozess hat sich im Laufe der Zeit etabliert und als sehr hilfreich und effektiv herausgestellt. Wir empfehlen diesen all unseren Arbeitgebern für Ihre offenen Stellen, wodurch diese im Einstellungsprozess folgendes erreicht haben:

• Es gibt einen einheitlichen Prozess, an den sich alle Mitarbeiter halten und der für alle Positionen anwendbar ist (MFA, ZFA, Azubi, Arzt oder Zahnarzt)
• KandidatInnen lassen sich leichter miteinander vergleichen
• Nicht geeignete KandidatInnen lassen sich in der Regel schon im 1. Schritt erkennen
• Nicht-Erscheinen ohne Absagen werden minimiert
• Frust und Nerven werden geschont

Der ideale Bewerbungsprozess für die Arztpraxis

Die einzelnen Schritte des strukturierten Bewerbungsprozesses im Überblick:

1. Screening der Bewerbungsunterlagen
2. Absage / Einladung zum Telefoninterview
3. Absage / Einladung zum persönlichen Vorstellungsgespräch in der Praxis
4. Absage / Einladung zum Probearbeiten
5. Absage / Angebot eines Arbeitsvertrages

1. Screening der Bewerbungsunterlagen

Den ersten Eindruck eines Bewerbenden bekommt man durch die Bewerbungsunterlagen. Es zeigt, ob die/der MFA genau und strukturiert ist. Hier sollten Praxen sich den Werdegang genau ansehen. Ist der Lebenslauflückenlos? Wurde häufig gewechselt? Waren die Bewerbenden längere Zeit arbeitslos? Sind Rechtschreibfehler vorhanden? Wie sind die Noten im Abschlusszeugnis? Ein Arbeitszeugnis gibt, trotz verschlüsselter Umschreibungen, Aufschluss über das Arbeitsverhalten. Anhand des Anschreibens (insofern die Kurzbewerbung nicht genutzt wurde) erkennen Sie, ob sich jemand Gedanken gemacht hat und den Text individuell an Ihre Praxis angepasst hat. Falls dies der Fall ist, können Sie von einem echten Interesse seitens der/des KandidatIn an Ihrem Stellenangebot ausgehen. Bei einem generischen Standardanschreiben prüfen Sie den Bewerbenden genau auf Wechselgründe und Motivation.

Fordern Sie jedoch nicht zu viele Bewerbungsunterlagen. KandidatInnen haben eine große Auswahl an Jobangeboten und machen es sich heutzutage gerne einfach. Senken Sie die Bewerbungshürde und erhöhen dadurch den Eingang an Bewerbungen. Eine Möglichkeit ist, für den Erstkontakt erstmal nur einen Lebenslauf zu fordern. Alternativ nutzen Sie unsere 2-Minuten Kurzbewerbung. Umfangreiche Unterlagen, wie Arbeitszeugnis, MFA-Brief oder Fortbildungszertifikate sollten Sie im späteren Vorstellungsprozess von den BewerberInnen nachfordern.

2. Absage vs. Einladung zum Telefoninterview

Sobald Sie eine Bewerbung erhalten, sollte der Empfang bestätigt werden und die/der BewerberIn über das weitere Vorgehen, wie z.B. die Bearbeitungszeit, informiert werden.

Nachdem Sie die erhaltene Bewerbung gescreent und entschieden haben, die/den BewerberIn kennenzulernen, laden Sie diese KandidatInnen per E-Mail für ein erstes Kennenlernen am Telefon ein. Dieses Gespräch sollte ca. 20-30 Minuten dauern.

Sehr wichtig ist, die KandidatInnen nicht zu lange nach Bewerbungseingang auf eine Reaktion warten zu lassen. Melden Sie sich innerhalb von 3 Tagen nach Eingang einer Bewerbung, wenn Sie eine Einladung zum ersten Kennenlernen vereinbaren möchten. Die guten BewerberInnen sind in der Regel schnell von der Konkurrenz eingestellt, wenn Sie sich zu viel Zeit lassen. Auch bei Absagen sollten Sie die KandidatInnen nicht zu lange warten lassen. Schnelle Rückmeldungen im gesamten Vorstellungsprozess zeugen von Wertschätzung gegenüber den BewerberInnen und erhöhen zudem Ihre Chancen, auf eine baldige Unterschrift für den Arbeitsvertrag. Halten Sie sich an zeitliche Absprachen und lassen die KandidatInnen immer wissen, welcher Schritt im Bewerbungsprozess als nächstes (und bis wann) zu erwarten ist.

Hier eine Idee für Ihre E-Mail Vorlage. Ob Sie die Du- oder Sie-Form für die Ansprache wählen, ist Ihnen überlassen und kann von Ihrer Praxiskultur abhängig gemacht werden. Im Zweifel nutzen Sie eher die Sie-Form, damit sich niemand unangemessen angesprochen fühlt.

Wer auf diese E-Mail schon nicht antwortet, würde sicherlich auch zu keinem persönlichen Vorstellungsgespräch auftauchen. Freut sich die/der KandidatIn über Ihre Einladung zum Telefoninterview, wird sie/er bestimmt auch abnehmen, wenn Sie zum vereinbarten Termin anrufen.

Ob das erste Kennenlernen vom Praxischef oder einer Medizinischen bzw. Zahnmedizinischen Fachangestellten durchgeführt wird, ist hierbei egal. Die meisten BewerberInnen sind erfahrungsgemäß etwas weniger aufgeregt, wenn es von einer MFA / ZFA gemacht wird.

3. Telefoninterview

Nutzen Sie das Telefongespräch, um Ihre Praxis und die Stelle kurz vorzustellen. Bedenken Sie dabei, dass auch Ihre Praxis sich bei den KandidatInnen bewirbt.

• Was sind Sie für eine Praxis? (Fachrichtung, Einzelpraxis oder Berufsausübungsgemeinschaft, seit wann besteht die Praxis etc.)
• Wie sieht das Patientenklientel aus?
• Wie ist das Team strukturiert?
• Wie viele Ärzte und MFA / ZFA arbeiten bei Ihnen?
• Was macht Sie sonst noch als Praxis aus (z.B. gibt es Fortbildungen? Machen Sie manchmal etwas zusammen? Weihnachtsfeiern, regelmäßige Teammeetings, wie sieht die Zusammenarbeit aus, etc.).

Zukünftigen MitarbeiterInnen ist es wichtig, Einblicke in Ihre Arbeitskultur zu bekommen. Lassen Sie sie wissen, welche Werte Ihnen und dem Team in der Zusammenarbeit wichtig sind.

Im nächsten Schritt lassen Sie die BewerberInnen kurz ihren bisherigen Werdegang beschreiben. Gibt es hier Auffälligkeiten für Sie? Wenn ja, fragen Sie direkt nach.

Wenn es in Ihrer Praxis bestimmte fachliche Anforderungen gibt, sprechen Sie die KandidatInnen darauf an und fragen Sie, welche Erfahrungen sie/er bereits mitbringt.

Ein extrem wichtiger Faktor für eine lange und erfolgreiche Zusammenarbeit ist die Motivation der BewerberInnen. Warum hat sie/er sich ausgerechnet bei Ihrer Praxis beworben? Warum hat sie/er den Beruf als MFA oder ZFA gewählt? Welche Aufgaben machen ihr/ihm am meisten Spaß? Welche Aufgaben machen keinen Spaß und würde die/der KandidatIn am liebsten an KollegInnen abgeben?

Finden Sie heraus, was die KandidatInnen sich für die Zukunft wünschen. "Wo sehen Sie sich beruflich in 5 Jahren?" Mit dieser Frage können Sie abschätzen, ob eine KandidatIn sich langfristig noch in dem Beruf sieht oder vielleicht doch andere Pläne hat, z.B. eine Weiterbildung zur FachwirtIn im Gesundheitswesen anstrebt, um sich beruflich aus der Praxis weg zu entwickeln.

Außerdem können Sie administrative Fragen für den weiteren Prozess direkt klären: z.B. zu wann könnten Sie frühestmöglich anfangen? Was sind Ihre Gehaltsvorstellungen? Wieviel Stunden pro Woche möchten Sie arbeiten?

Aus diesen Antworten können Sie bereits eine Menge an Informationen über die BewerberInnen gewinnen. Schreiben Sie sich die Fragen vorher auf, die Sie stellen möchten, um nicht den Faden zu verlieren. Machen Sie sich Notizen zu den Antworten und bewerten diese anschließend. Ein “+” für eine positive Antwort, ein “-” für eine negative Antwort. Ein “?”, wenn Sie hier noch weitere Informationen benötigen. Diese können Sie im nächsten Schritt noch klären.

Vorstellungsgespräche laufen in der Regel immer unterschiedlich, je nach Vita, ab. Aber es ist wichtig, die gleichen Fragen in jedem Vorstellungsgespräch zu stellen, damit KandidatInnen vergleichbar sind.

Haben Sie ein gutes Bauchgefühl nach dem Telefonat mit der KandidatIn? Wenn ja, folgt als nächstes die Einladung zum persönlichen Kennenlernen in der Praxis. Lassen Sie die KandidatInnen max. 5 Tage auf Ihre Rückmeldung warten. Dies gilt auch, wenn die/der KandidatIn nicht weiterkommt und eine Absage erhalten soll.

4. Persönliches Kennenlernen

Der optimale Ablauf für das persönliche Kennenlernen hat sich wie folgt etabliert:

Die/der KandidatIn wird freundlich in Empfang genommen. Zuerst wird sie/er von einer MFA durch die Praxis geführt mit kurzen Erklärungen zu den jeweiligen Räumlichkeiten und kurzen Vorstellung der anwesenden Teammitglieder. So verliert die/der KandidatIn schon die erste Aufgeregtheit. Die Person direkt ins Wartezimmer zu bitten, bis sie vom Chef aufgerufen wird, steigert nur unnötig die Nervosität und ist sehr unpersönlich. Bieten Sie etwas zu trinken an, um die Wartezeit zu überbrücken.

Danach geht es zum Gespräch in das Zimmer des Chefs / der Chefin. Das Gespräch zwischen Ihnen und der/dem KandidatIn dauert ca. 30 Minuten. Sie klopfen hauptsächlich die fachliche Qualifikation und Motivation ab, ohne dabei die KandidatIn in eine Prüfungssituation zu bringen. Machen Sie auch klar, welche Erwartungen Sie an die/den MFA/ZFA und die zu vergebene Rollen haben. Schauen Sie, ob Sie hier mit der/dem KandidatIn auf einer Wellenlänge sind oder wo sich Unstimmigkeiten befinden.

Auch hier macht es Sinn, einen kleinen Interviewfragebogen vorzubereiten, in dem Sie die Antworten des Kandidaten festhalten und diese anschließend bewerten. So können Sie Ihre KandidatInnen besser vergleichen und verlieren nicht den Überblick.

Klären Sie auch noch einmal die formalen Arbeitsbedingungen, wie Arbeitszeiten. Zeigen Sie Ihre Benefits, wie Gehalt, Urlaub, Fortbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, sonstige monetäre und nichtmonetäre Vorzüge in Ihrer Praxis.

Danach übernimmt eine oder zwei MFA (nicht die Kollegin von dem Telefoninterview) für 10-15 Minuten und lernt den/die KandidatIn in einem lockeren Gespräch kennen. Hier geht es in erster Linie darum, den Teamfit zu bewerten. Ihre MitarbeiterInnen sollten sich fragen: Kann ich mir vorstellen mit dieser Person gut zusammenzuarbeiten? Welche Bedenken gibt es? Gibt es Fähigkeiten, die der/die KandidatIn noch nicht hat und kann das Team dieses Wissen in der Einarbeitung vermitteln oder sind ggfs. externe Fortbildungen notwendig?

Sind Sie anschließend der gleichen Meinung, dass diese KandidatIn gut in Ihr Team passt, folgt eine Einladung zum Probearbeiten. Hier macht es ebenfalls Sinn, die 5-Tage-Regel zu beachten und sich sehr zeitnah bei den BewerberInnen zu melden, um einen Termin zu vereinbaren. Schnelligkeit ist im Bewerbungsprozess ein wichtiger Faktor, denn die guten KandidatInnen sind schnell vom Markt.

5. Probearbeiten

Mit einem Probearbeitstag geben Sie KandidatInnen die Möglichkeit, einen exklusiven Einblick in Ihren Arbeitsalltag zu bekommen. Damit reduzieren Sie enorm die Kündigungsrate innerhalb der Probezeit (auf beiden Seiten). Auch für Ihre Praxis ist es nochmal eine Möglichkeit, letzte Zweifel aus dem Weg zu räumen und auch dem restlichen Team die Chance zu geben, KandidatInnen kennenzulernen. Holen Sie sich nach dem Probearbeiten unbedingt Feedback vom Team zum/zur KandidatIn ein.

6. Vertragsangebot

Wenn sich auch der Probearbeitstag positiv herausstellt, heißt es wieder schnell sein und die/den KandidatIn mit einem Vertragsangebot an Bord zu holen. Ein Anruf – in der Regel einen Tag danach – ist ideal, um mündlich die frohe Botschaft zu überbringen. Anschließend versenden Sie den Vertragsentwurf per E-Mail und fassen die Eckdaten nochmal zusammen.

Mit diesem mehrstufigen Bewerbungsprozess lassen sich sicher und schnell die guten von den schlechten KandidatInnen erkennen. Die Gefahr, die falsche Person einzustellen minimiert sich deutlich. So konnten wir in meiner Praxis damals allein in einem Zeitraum von 4 Wochen 4 freie Stellen besetzen!

Damit sollte einer erfolgreichen Einstellung nichts mehr im Wege stehen! Fehlen eigentlich nur noch die Bewerbungen!