Effizienter Bewerbungsprozess in der Arztpraxis

Als ehemalige MFA erinnere ich mich noch gut, wie wir in meiner damaligen kardiologischen Praxis eine Medizinische Fachangestellte (MFA) als neue Kollegin gesucht haben. Es gab 2 Probleme:

• Wir haben kaum Bewerbungen erhalten
• Bewerber:innen erschienen nicht zum Vorstellungsgespräch und sagten dieses auch nicht ab

Beides kommt Ihnen sicher auch bekannt vor. Wie man es schafft, Talente anzuziehen und Bewerbungen für eine offene Stelle zu erhalten, ist ein ganz eigenes Thema für sich. In unseren Tipps für eine attraktive Stellenanzeige inkl. Muster Stellenanzeige für MFA erfahren Sie mehr dazu.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen einen effektiven und unkomplizierten Bewerbungsprozess vor, der sowohl bei Bewerber:innen professionell ankommt, als auch für Ihre Praxis einen optimalen Ablauf darstellt und nebenbei passende von unpassenden Bewerber:innen unterscheiden lässt.

Dieser Prozess hat sich im Laufe der Zeit etabliert und als sehr hilfreich und effektiv herausgestellt. Wir empfehlen diesen all unseren Arbeitgebern für ihre offenen Stellen, wodurch diese im Einstellungsprozess Folgendes erreicht haben:

• Es gibt einen einheitlichen Prozess, an den sich alle Mitarbeitende halten und der für alle Positionen anwendbar ist (MFA, Azubi oder Arzt)
• Kandidat:innen lassen sich leichter miteinander vergleichen
• Nicht geeignete Kandidat:innen lassen sich in der Regel schon im 1. Schritt erkennen
• Nicht-Erscheinen ohne Absagen werden minimiert
• Frust und Nerven werden geschont

Der ideale Bewerbungsprozess für die Arztpraxis

Die einzelnen Schritte des strukturierten Bewerbungsprozesses im Überblick:

1. Screening der Bewerbungsunterlagen
2. Absage / Einladung zum Telefoninterview
3. Absage / Einladung zum persönlichen Vorstellungsgespräch in der Praxis
4. Absage / Einladung zum Probearbeiten
5. Absage / Angebot eines Arbeitsvertrages

1. Screening der Bewerbungsunterlagen

Den ersten Eindruck von Bewerber:innen bekommt man durch die Bewerbungsunterlagen. Es zeigt, ob Bewerber:innen genau und strukturiert sind. Hier sollten Praxen sich den Werdegang genau ansehen. Ist der Lebenslauf lückenlos? Wurde häufig gewechselt? Waren die Bewerbenden längere Zeit arbeitslos? Sind Rechtschreibfehler vorhanden? Wie sind die Noten im Abschlusszeugnis? Ein Arbeitszeugnis gibt, trotz verschlüsselter Umschreibungen, Aufschluss über das Arbeitsverhalten. Anhand des Anschreibens (insofern die Kurzbewerbung nicht genutzt wurde) erkennen Sie, ob sich jemand Gedanken gemacht hat und den Text individuell an Ihre Praxis angepasst hat. Falls dies der Fall ist, können Sie von einem echten Interesse seitens der Bewerber:innen an Ihrem Stellenangebot ausgehen. Bei einem generischen Standardanschreiben prüfen Sie die Bewerber:innen genau auf Wechselgründe und Motivation.

Fordern Sie jedoch nicht zu viele Bewerbungsunterlagen. Kandidat:innen haben eine große Auswahl an Jobangeboten und machen es sich heutzutage gerne einfach. Senken Sie die Bewerbungshürde und erhöhen dadurch den Eingang an Bewerbungen. Eine Möglichkeit ist, für den Erstkontakt erstmal nur einen Lebenslauf zu fordern. Alternativ nutzen Sie unsere 2-Minuten Kurzbewerbung. Umfangreiche Unterlagen, wie Arbeitszeugnis, MFA-Brief oder Fortbildungszertifikate sollten Sie im späteren Vorstellungsprozess von den Bewerber:innen nachfordern.

2. Absage vs. Einladung zum Telefoninterview

Sobald Sie eine Bewerbung erhalten, sollte der Empfang bestätigt werden und Bewerber:innen über das weitere Vorgehen, wie z. B. die Bearbeitungszeit, informiert werden.

Nachdem Sie die erhaltene Bewerbung gescreent und entschieden haben, Bewerber:innen kennenzulernen, laden Sie diese Kandidat:innen per E-Mail für ein erstes Kennenlernen am Telefon ein. Dieses Gespräch sollte ca. 20–30 Minuten dauern.

Sehr wichtig ist, die Kandidat:innen nicht zu lange nach Bewerbungseingang auf eine Reaktion warten zu lassen. Melden Sie sich innerhalb von 3 Tagen nach Eingang einer Bewerbung, wenn Sie eine Einladung zum ersten Kennenlernen vereinbaren möchten. Die guten Bewerber:innen sind in der Regel schnell von der Konkurrenz eingestellt, wenn Sie sich zu viel Zeit lassen. Auch bei Absagen sollten Sie die Kandidat:innen nicht zu lange warten lassen. Schnelle Rückmeldungen im gesamten Vorstellungsprozess zeugen von Wertschätzung gegenüber den Bewerber:innen und erhöhen zudem Ihre Chancen, auf eine baldige Unterschrift für den Arbeitsvertrag. Halten Sie sich an zeitliche Absprachen und lassen die Kandidat:innen immer wissen, welcher Schritt im Bewerbungsprozess als nächstes (und bis wann) zu erwarten ist.

Hier eine Idee für Ihre E-Mail-Vorlage. Ob Sie die Du- oder Sie-Form für die Ansprache wählen, ist Ihnen überlassen und kann von Ihrer Praxiskultur abhängig gemacht werden. Im Zweifel nutzen Sie eher die Sie-Form, damit sich niemand unangemessen angesprochen fühlt.

Wer auf diese E-Mail schon nicht antwortet, würde sicherlich auch zu keinem persönlichen Vorstellungsgespräch auftauchen. Freuen sich Bewerber:innen über Ihre Einladung zum Telefoninterview, werden sie bestimmt auch abnehmen, wenn Sie zum vereinbarten Termin anrufen.

Ob das erste Kennenlernen vom Praxischef oder einer Medizinischen Fachangestellten durchgeführt wird, ist hierbei egal. Die meisten Bewerber:innen sind erfahrungsgemäß etwas weniger aufgeregt, wenn es von einer MFA gemacht wird.

3. Telefoninterview

Nutzen Sie das Telefongespräch, um Ihre Praxis und die Stelle kurz vorzustellen. Bedenken Sie dabei, dass auch Ihre Praxis sich bei den Kandidat:innen bewirbt.

• Was sind Sie für eine Praxis? (Fachrichtung, Einzelpraxis oder Berufsausübungsgemeinschaft, seit wann besteht die Praxis etc.)
• Wie sieht das Patientenklientel aus?
• Wie ist das Team strukturiert?
• Wie viele Ärzte und MFA arbeiten bei Ihnen?
• Was macht Sie sonst noch als Praxis aus (z. B. gibt es Fortbildungen? Machen Sie manchmal etwas zusammen? Weihnachtsfeiern, regelmäßige Teammeetings, wie sieht die Zusammenarbeit aus, etc.).

Zukünftigen Mitarbeitenden ist es wichtig, Einblicke in Ihre Arbeitskultur zu bekommen. Lassen Sie sie wissen, welche Werte Ihnen und dem Team in der Zusammenarbeit wichtig sind.

Im nächsten Schritt lassen Sie die Bewerber:innen kurz ihren bisherigen Werdegang beschreiben. Gibt es hier Auffälligkeiten für Sie? Wenn ja, fragen Sie direkt nach.

Wenn es in Ihrer Praxis bestimmte fachliche Anforderungen gibt, sprechen Sie die Bewerber:innen darauf an und fragen Sie, welche Erfahrungen sie bereits mitbringen.

Ein extrem wichtiger Faktor für eine lange und erfolgreiche Zusammenarbeit ist die Motivation der Bewerber:innen. Warum haben sie sich ausgerechnet bei Ihrer Praxis beworben? Warum haben sie den Beruf als MFA gewählt? Welche Aufgaben machen ihnen am meisten Spaß? Welche Aufgaben machen keinen Spaß und würden die Bewerber:innen am liebsten an Kolleg:innen abgeben?

Finden Sie heraus, was die Bewerber:innen sich für die Zukunft wünschen. "Wo sehen Sie sich beruflich in 5 Jahren?" Mit dieser Frage können Sie abschätzen, ob Bewerber:innen sich langfristig noch in dem Beruf sehen oder vielleicht doch andere Pläne haben, z. B. eine Weiterbildung zur Fachwirt:in im Gesundheitswesen anstreben, um sich beruflich aus der Praxis weg zu entwickeln.

Außerdem können Sie administrative Fragen für den weiteren Prozess direkt klären: z. B. zu wann könnten Sie frühestmöglich anfangen? Was sind Ihre Gehaltsvorstellungen? Wie viele Stunden pro Woche möchten Sie arbeiten?

Aus diesen Antworten können Sie bereits eine Menge an Informationen über die Bewerber:innen gewinnen. Schreiben Sie sich die Fragen vorher auf, die Sie stellen möchten, um nicht den Faden zu verlieren. Machen Sie sich Notizen zu den Antworten und bewerten diese anschließend. Ein "+" für eine positive Antwort, ein "–" für eine negative Antwort. Ein "?", wenn Sie hier noch weitere Informationen benötigen. Diese können Sie im nächsten Schritt noch klären.

Vorstellungsgespräche laufen in der Regel immer unterschiedlich, je nach Vita, ab. Aber es ist wichtig, die gleichen Fragen in jedem Vorstellungsgespräch zu stellen, damit Kandidat:innen vergleichbar sind.

Haben Sie ein gutes Bauchgefühl nach dem Telefonat mit den Bewerber:innen? Wenn ja, folgt als nächstes die Einladung zum persönlichen Kennenlernen in der Praxis. Lassen Sie die Bewerber:innen max. 5 Tage auf Ihre Rückmeldung warten. Dies gilt auch, wenn Bewerber:innen nicht weiterkommen und eine Absage erhalten sollen.

4. Persönliches Kennenlernen

Der optimale Ablauf für das persönliche Kennenlernen hat sich wie folgt etabliert:

Bewerber:innen werden freundlich in Empfang genommen. Zuerst führt eine MFA sie durch die Praxis, erklärt kurz die jeweiligen Räumlichkeiten und stellt die anwesenden Teammitglieder vor. So verlieren Bewerber:innen schon die erste Aufgeregtheit. Bewerber:innen direkt ins Wartezimmer zu bitten, bis sie von der Praxisleitung aufgerufen werden, steigert nur unnötig die Nervosität und ist sehr unpersönlich. Bieten Sie etwas zu trinken an, um die Wartezeit zu überbrücken.

Danach geht es zum Gespräch mit der Praxisleitung. Das Gespräch zwischen Ihnen und den Bewerber:innen dauert ca. 30 Minuten. Sie klopfen hauptsächlich die fachliche Qualifikation und Motivation ab, ohne die Bewerber:innen in eine Prüfungssituation zu bringen. Machen Sie auch klar, welche Erwartungen Sie an die MFA und die zu vergebene Rolle haben. Schauen Sie, ob Sie hier mit den Bewerber:innen auf einer Wellenlänge sind oder wo sich Unstimmigkeiten befinden.

Auch hier macht es Sinn, einen kleinen Interviewfragebogen vorzubereiten, in dem Sie die Antworten der Bewerber:innen festhalten und diese anschließend bewerten. So können Sie Ihre Bewerber:innen besser vergleichen und verlieren nicht den Überblick.

Klären Sie auch noch einmal die formalen Arbeitsbedingungen, wie Arbeitszeiten. Zeigen Sie Ihre Benefits, wie Gehalt, Urlaub, Fortbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, sonstige monetäre und nichtmonetäre Vorzüge in Ihrer Praxis.

Danach übernehmen eine oder zwei MFA aus dem Team (nicht die Person aus dem Telefoninterview) für 10–15 Minuten und lernen die Bewerber:innen in einem lockeren Gespräch kennen. Hier geht es in erster Linie darum, den Teamfit zu bewerten. Ihre Mitarbeitenden sollten sich fragen: Kann ich mir vorstellen, mit diesen Bewerber:innen gut zusammenzuarbeiten? Welche Bedenken gibt es? Gibt es Fähigkeiten, die die Bewerber:innen noch nicht haben und kann das Team dieses Wissen in der Einarbeitung vermitteln oder sind ggfs. externe Fortbildungen notwendig?

Sind Sie anschließend der gleichen Meinung, dass diese Bewerber:innen gut in Ihr Team passen, folgt eine Einladung zum Probearbeiten. Hier macht es ebenfalls Sinn, die 5-Tage-Regel zu beachten und sich sehr zeitnah bei den Bewerber:innen zu melden, um einen Termin zu vereinbaren. Schnelligkeit ist im Bewerbungsprozess ein wichtiger Faktor, denn gute Bewerber:innen sind schnell vom Markt.

5. Probearbeiten

Mit einem Probearbeitstag geben Sie Bewerber:innen die Möglichkeit, einen exklusiven Einblick in Ihren Arbeitsalltag zu bekommen. Damit reduzieren Sie enorm die Kündigungsrate innerhalb der Probezeit (auf beiden Seiten). Auch für Ihre Praxis ist es nochmal eine Möglichkeit, letzte Zweifel aus dem Weg zu räumen und auch dem restlichen Team die Chance zu geben, Bewerber:innen kennenzulernen. Holen Sie sich nach dem Probearbeiten unbedingt Feedback vom Team zu den Bewerber:innen ein.

6. Vertragsangebot

Wenn sich auch der Probearbeitstag positiv herausstellt, heißt es wieder schnell sein und Bewerber:innen mit einem Vertragsangebot an Bord zu holen. Ein Anruf – in der Regel einen Tag danach – ist ideal, um mündlich die frohe Botschaft zu überbringen. Anschließend versenden Sie den Vertragsentwurf per E-Mail und fassen die Eckdaten nochmal zusammen.

Mit diesem mehrstufigen Bewerbungsprozess lassen sich sicher und schnell passende von unpassenden Bewerber:innen unterscheiden. Die Gefahr einer falschen Einstellung minimiert sich deutlich. So konnten wir in meiner Praxis damals allein in einem Zeitraum von 4 Wochen 4 freie Stellen besetzen!

Damit sollte einer erfolgreichen Einstellung nichts mehr im Wege stehen! Fehlen eigentlich nur noch die Bewerbungen.