Einarbeitung in der Arztpraxis

Der Einstieg in einen neuen Job fühlt sich für viele MFA wie eine Prüfung an. Die Zweifel, ob man die Probezeit besteht und wirklich ins Team passt, sind groß. Dabei ist es vielmehr eine Prüfung für Sie als neuer Arbeitgeber. Denn Statistiken zeigen, 18 % der Neueinstellungen kündigen von sich aus in den ersten 100 Tagen nach dem Start im neuen Job (Quelle: Softgarden).

Die Statistiken belegen auch, dass Unternehmen mit einem guten Einarbeitungsplan wesentlich motiviertere Mitarbeitende haben und weniger Kündigungen innerhalb der Probezeit verschmerzen müssen.

Als Einarbeitung bezeichnet man den Prozess, bei dem neue Mitarbeitende in die Arbeitsumgebung eines Unternehmens eingeführt werden. Hierbei geht es nicht nur um die fachliche Einarbeitung, sondern vielmehr um die soziale Integration ins Team, damit das neue Teammitglied sich schnell in der neuen Rolle zurechtfindet, effektiv im Praxisalltag mitarbeiten kann und vor allem lange und zufrieden der Arztpraxis treu bleibt.

Hier sind einige Tipps für eine erfolgreiche Einarbeitung von neuen MFA in der Praxis:

Vertragsunterschrift – Der Anfang für eine gute Einarbeitung

Sobald ein Arbeitsvertrag unterzeichnet wurde, befinden sich neue MFA in der Preboarding-Phase. Damit ist die Zeit bis zum ersten Arbeitstag gemeint. Auch hier springen Neulinge häufig ab, wenn ein vermeintlich besseres Angebot aufkommt.

Lassen Sie neue Mitarbeitende deshalb in dieser Phase nicht alleine. Geben Sie einen kurzen Ausblick, was bis zum Arbeitsbeginn von Ihrer Seite aus passieren wird. Halten Sie Kontakt via E-Mail und geben Informationen preis, die für neue MFA wichtig sind, z. B.: Welche Kleidung sollte getragen werden? Wann und bei wem sollen sich die Neuen am ersten Tag melden? Welche Dokumente oder Informationen (z. B. für das Lohnsteuerbüro) sollen am ersten Tag mitgebracht werden?

Auch kleine Willkommensgeschenke, die vorab verschickt werden, sind eine tolle Überraschung und heben Sie als attraktiven Arbeitgeber von anderen Praxen ab.

Versuchen Sie, neue Kolleg:innen schon vor dem ersten Tag ins Team zu integrieren. Laden Sie die Neuen ein, wenn Mitarbeitende-Events geplant sind, auch wenn es nur ein kleines Get-together nach Feierabend ist.

Geben Sie eine Kontaktperson bekannt, bei der sich die Neulinge bei aufkommenden Fragen melden können.

Ein "Onboarding-Buddy" als Starthilfe

Besonders am Anfang haben neue MFA in der Praxis viele Fragen zu den Abläufen, den medizinischen Geräten, wo finde ich was, etc. Nichts ist schlimmer, als wenn Teammitglieder sich in dieser Phase des Ankommens und Zurechtfindens allein gelassen fühlen. Ohne feste Kontaktperson trauen sich die Neuankömmlinge oftmals nicht, Fragen zu stellen, fühlen sich nicht gesehen und sind vielleicht schnell überfordert.

Geben Sie neuen Teammitgliedern immer einen Onboarding-Buddy an die Seite. Am besten eine Person, die schon länger in der Praxis arbeitet, sich auskennt und die Muse hat, Fragen zu beantworten. Ein Onboarding-Buddy ist die Vertrauensperson für Ihren Neuling und hilft, sich in der ersten Zeit schneller zurechtzufinden und dazugehörig zu fühlen. Auch hier wächst die Wertschätzung. Räumen Sie Buddy und Mentee zu Beginn etwas freie Zeit ein, damit in Ruhe und ohne Zeitdruck erklärt und gezeigt werden kann.

Checklisten und Arbeitsanweisungen geben Sicherheit

Ein strukturierter Einarbeitungsplan mit allen anfallenden Arbeitsabläufen, Aufgaben, Prozessen, Geräten und Informationen, die man als Neuling in Ihrer Praxis kennen muss, ist die Basis für eine erfolgreiche fachliche Einarbeitung.

Legen Sie To-dos fest, die in den ersten Tagen, Wochen, Monaten auf die neuen MFA zukommen. Das gibt beiden Seiten einen guten Überblick und einen Fahrplan.

Wenn Sie ein aktuelles QM-System etabliert haben, können Sie die dortigen Arbeitsanweisungen und Checklisten gut in den Einarbeitungsplan integrieren. Neue Teammitglieder haben so die Möglichkeit, bei Unsicherheit jederzeit nachzulesen.

Ergänzend bieten Schulungen, intern oder extern, den tieferen Durchblick. Vor allem bei fachfremden MFA oder Quereinsteiger:innen helfen Fortbildungen, um Fachwissen zu vermitteln. Das bestehende Team wird zudem etwas entlastet in der Wissensvermittlung.

Somit ergibt sich ein ganzheitlicher Einarbeitungsplan mit Übersicht, Einfachheit und Planbarkeit für alle Beteiligten. Ihre neuen Teammitglieder werden es Ihnen danken mit einer motivierten Arbeitseinstellung und einer besseren und schnelleren Teilnahme am Praxisalltag.

Praxissoftware und digitale Abläufe gezielt einüben

Besprechen Sie zu Beginn, welche Programme die neue MFA bereits kennt und welche Abläufe in Ihrer Praxis neu für sie sind. Auch bei vertrauter Software lohnt sich ein gemeinsamer Blick auf Ihre Arbeitsweise: Wie werden Termine vergeben, Anfragen weitergeleitet oder Dokumente abgelegt?

Ergänzen Sie Ihren Einarbeitungsplan um die folgenden Punkte:

Legen Sie fest, was zuerst gebraucht wird.

Beginnt die neue Kollegin am Empfang, stehen beispielsweise Terminverwaltung und Patientenaufnahme im Vordergrund. Wählen Sie die Abläufe passend zu ihren ersten Aufgaben aus. Weitere Funktionen können folgen, sobald sie dafür gebraucht werden.

Vereinbaren Sie Zeit zum Zeigen und Üben.

Der Onboarding-Buddy oder eine andere mit dem Programm vertraute Person übernimmt die Einführung. Planen Sie dafür Zeit für beide ein und klären Sie, wer währenddessen die laufenden Aufgaben abdeckt. Benennen Sie auch eine Vertretung für Rückfragen, falls die Ansprechperson nicht da ist.

Gehen Sie einen vollständigen Ablauf gemeinsam durch.

Zeigen Sie zum Beispiel, wie eine Terminänderung angenommen, im Kalender erfasst und an betroffene Teammitglieder weitergegeben wird. Lassen Sie die neue MFA den Ablauf anschließend selbst durchführen und erklären. Nutzen Sie zum Üben eine Schulungsumgebung mit fiktiven Daten, sofern verfügbar; im laufenden Betrieb begleiten Sie die ersten Vorgänge.

Halten Sie die wichtigsten Schritte kurz fest.

Nutzen Sie vorhandene QM-Anleitungen und ergänzen Sie fehlende Hinweise. Gut auffindbar sollten die Arbeitsschritte, Besonderheiten Ihrer Praxis und die Ansprechperson bei Problemen sein. Prüfen Sie bei Softwareänderungen, ob die Anleitung noch zum tatsächlichen Ablauf passt.

Besprechen Sie, wo noch Unterstützung fehlt.

Reservieren Sie beispielsweise am Ende der ersten Woche einen kurzen Termin: Welche Schritte funktionieren schon selbstständig? Wo entstehen Rückfragen? Was sollte noch einmal gemeinsam geübt werden? Vereinbaren Sie daraus die nächsten Lernschritte und einen weiteren Gesprächstermin.

Planen Sie eine solche Einführung auch für Ihr bestehendes Team, wenn Sie neue Software oder veränderte Abläufe einführen. Fragen Sie nach, ob die Umstellung im Alltag funktioniert und wo nachgebessert werden muss.

Vertrauen aufbauen und ins Team integrieren

Einer der häufigsten Gründe für einen Jobwechsel bei MFA ist ein nicht funktionierendes Team. Deshalb sollten neue MFA so früh wie möglich in die Gruppe integriert werden. Wie bereits erwähnt, können Sie schon beim Preboarding damit starten und zu Events einladen.

Geben Sie Neulingen die Gelegenheit, das Team im kleinen Kreis kennenzulernen, z. B. durch gemeinsame Pausen mit einzelnen Personen im Rotationsprinzip. Beim Mittagessen oder einem Kaffee zwischendurch herrscht eine ungezwungene Atmosphäre, um sich zu "beschnuppern".

Vereinbaren Sie zwischen neuen Teammitgliedern und deren Vorgesetzten regelmäßige Check-ins. Diese kurzen 15-minütigen Meetings (z. B. im Zwei-Wochen-Rhythmus) geben die Möglichkeit zum Austausch, Kennenlernen und vermitteln das Gefühl, (an)gehört zu werden. Auch hier punkten Sie wieder bei der Wertschätzung und im Vertrauensaufbau. Geben Sie Feedback, um den neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich zu verbessern und zu lernen. Loben Sie Fortschritte und fragen Sie aktiv nach Gegenfeedback und Verbesserungsvorschlägen, um selbst auch immer ein kleines bisschen besser zu werden.

Zusammenfassend erleichtert ein gut vorbereiteter Einarbeitungsplan Ihrem bestehenden Team und den neuen MFA den Start und Sie legen den Grundstein für eine langfristige und zufriedene Zusammenarbeit miteinander.