Quereinsteiger in der Arztpraxis

Nahezu jede Praxis sucht aktuell nach einer MFA und wird dabei nicht immer fündig. Eine Möglichkeit, um den Bewerberpool deutlich zu erhöhen, ist die Berücksichtigung von Quereinsteiger:innen.

Damit die Einstellung von Quereinsteiger:innen aber zu einem langfristigen und vor allem zufriedenen Arbeitsverhältnis für beide Seiten führt, sollten Sie zuvor ein paar Faktoren klären.

Arztpraxis als Arbeitgeber – Was die Praxis bei Quereinsteiger:innen attraktiv macht

Punkten können Arztpraxen bei Quereinsteiger:innen aus dem Gast- und Hotelgewerbe, aber auch aus dem Krankenhausbereich, vor allem mit geregelten Arbeitszeiten und dem Wegfall von Wochenend- und Feiertagsschichten. Außerdem bieten Sie einen sicheren Arbeitsplatz, den Mitarbeitende aus anderen Branchen spätestens seit Corona sehr zu schätzen wissen.

Worauf Sie bei der Einstellung von Quereinsteiger:innen achten sollten

Die Stellenbeschreibung

Evaluieren Sie zunächst, für welche Position Sie Personal suchen. Welche Aufgaben soll die neue Person übernehmen? Wo muss Ihr Praxisteam entlastet werden? Die Erarbeitung der Rollenbeschreibung besprechen Sie idealerweise im Team. Ihr Praxisteam weiß am besten, wo sie Unterstützung im Praxisalltag brauchen.

Wenn Sie Personal für die OP-Assistenz oder in der Funktionsdiagnostik benötigen, kommen Quereinsteiger:innen ohne Ausbildung aus einem medizinischen Umfeld nicht in Frage. Der Aufwand der Einarbeitung wäre zu groß und zeitaufwändig. Hier können Sie aber in Ihrer Stellenanzeige Gesundheits- und Krankenpfleger:innen, OTAs, MTAs etc. als Quereinsteiger:innen ansprechen.

Typische Aufgaben für Quereinsteiger:innen

Es gibt einige Aufgaben im Praxisalltag, die sehr gut von Quereinsteiger:innen aus medizinfremden Branchen übernommen werden können:

1. Patient:innen empfangen und aufnehmen
2. Sprechstundenorganisation
3. Terminvergabe
4. Telefondienst
5. Bestellungen, Materialverwaltung
6. Back-Office-Aufgaben, wie z. B. Postein- und ausgang, Emails beantworten, Arztbriefe schreiben, Scannen etc.
7. Unterstützung in der Abrechnung oder im QM

Das Profil von Quereinsteiger:innen für die Arztpraxis

Wenn Sie wissen, welche Aufgaben in Ihrer Praxis anfallen und von Quereinsteiger:innen übernommen werden können, fragen Sie sich als nächstes, welches berufliche und persönliche Profil gut darauf passt.

Welche Fähigkeiten braucht jemand, um den Job erfolgreich auszuführen? Für eine Position in der Anmeldung sollten Sie nach Personen suchen, die bereits ähnliche berufliche Erfahrung an einer Anmeldung, Rezeption oder einem anderen Empfangsbereich gemacht haben.

Prädestiniert dafür sind Personen aus der Hotelbranche, dem Gastgewerbe und dem Servicebereich. Sie sind es gewohnt, freundlich und zuvorkommend mit Gästen umzugehen. Auch bei unfreundlichen und schwierigen Gästen bleiben sie souverän und gelassen.

Für Aufgaben im Bereich Back Office und Telefon eignen sich Menschen mit Berufserfahrungen aus dem Büro, Callcenter oder Kundendienst.

Wichtige Softskills von Quereinsteiger:innen

Engagement, Interesse und Flexibilität sind wichtige Qualitäten von Kandidat:innen und häufig mehr wert als eine bestimmte Ausbildung. Versuchen Sie im Vorstellungsgespräch herauszufinden, was die Motivation von Bewerber:innen auf Ihrer freien Stelle ist. Warum möchte jemand den Quereinstieg in eine Praxis wagen? Und wo sehen sich Kandidat:innen in den nächsten Jahren? Was ist ihr Ziel?

So können Sie heraushören, ob Kandidat:innen zu Ihrer Praxis passen und die nötige Motivation mitbringen, um sich in ein neues und komplexes Aufgabenfeld einzuarbeiten. Wichtig ist, dass Sie als Arbeitgeber:in den neuen Mitarbeitenden (übrigens auch denjenigen, die schon länger in Ihrer Praxis arbeiten) eine Perspektive und Entwicklungsmöglichkeiten bieten, damit Sie langfristige, zufriedene Mitarbeitende haben.

Potenzielle Kandidat:innen sollten offen, kontaktfreudig und kommunikativ sein. Sie wünschen sich Menschenkontakt und können empathisch auf kranke Patient:innen eingehen.

Beziehen Sie bei der Personalauswahl auch das Praxisteam ein. Denn es ist genauso wichtig für den Praxiserfolg, dass neue Quereinsteiger:innen gut ins Team passen und von Ihren MFA akzeptiert werden.

So klappt es mit der Einarbeitung von Quereinsteiger:innen

Wenn Sie erfolgreich Quereinsteiger:innen für Ihre Praxis gewinnen konnten, geht es als nächstes an eine gute Vorbereitung für die neuen Aufgaben im Praxisalltag. Unterschätzen Sie nicht die Macht einer gelungenen Einarbeitung bei der Mitarbeiterzufriedenheit. Andersherum ist eine schlecht umgesetzte Einarbeitung ein Garant für vorzeitige Kündigungen.

Eine Einarbeitung findet immer auf drei Ebenen statt:

Erstellen Sie, gerne gemeinsam als Praxisteam, einen Einarbeitungsplan. Dieser Plan sollte alle drei Ebenen berücksichtigen. Achten Sie auch darauf, einen gesonderten Einarbeitungsplan für Quereinsteiger:innen zu entwickeln, der angepasst auf den Aufgaben- und Prozessbereich basiert. Wichtig dabei ist, neuen Teammitgliedern, egal ob ausgebildete MFA oder Quereinsteiger:in, immer einen "Onboarding-Buddy" an die Seite zu stellen. Diese Bezugsperson ist gerade in der Anfangszeit der zentrale Anlaufpunkt für neue Mitarbeitende bei fachlichen Fragen, informellen Sachverhalten, z. B. über einzelne Teammitglieder und interne Kodexe sowie Vertrauensperson bei Problemen.

Idealerweise bereiten Sie Quereinsteiger:innen durch eine Fortbildung auf den neuen Aufgabenbereich vor. Durch spezielle Fortbildungen für Quereinsteiger:innen erlernen die neuen Kolleg:innen alle Grundlagen, die wichtig in der Arztpraxis sind. Medizinische Terminologie, Abrechnungsgrundlagen, Formularwesen, Hygienestandards, Datenschutzgrundlagen, der richtige Umgang mit Patient:innen und das Erkennen von medizinischen Notfällen.

Fortbildungen für Quereinsteiger:innen können auch bereits vor dem eigentlichen ersten Arbeitstag angetreten werden. Sie erleichtern dadurch enorm den Aufwand für das restliche Praxisteam, was die Einarbeitung und vor allem die Vermittlung von Grundlagenkenntnissen in der Arztpraxis angeht.

Auch Tagesveranstaltungen zum Thema Terminmanagement, Abrechnung oder Praxismanagement sind für Quereinsteiger:innen in der Anfangsphase sehr sinnvoll. Eine mögliche Auswahl an geeigneten Fortbildungen finden Sie in unserem Fortbildungskatalog.

Außerdem können Sie die Einarbeitungszeit von Quereinsteiger:innen so um einiges verkürzen. Dennoch sollten Sie von ca. 6 Monaten Einarbeitungszeit ausgehen, damit das neue Teammitglied auf allen Ebenen gut angekommen ist und mehr und mehr in seinem Verantwortungsbereich selbstständig und effizient arbeitet.

Nach und nach können Quereinsteiger:innen bei Interesse und Eignung auch in medizinische Aufgaben eingearbeitet werden oder eine Umschulung zur MFA starten. Viele Fort- und Weiterbildungen sind zudem förderfähig für Ihre Praxis. Die Fortbildungsanbieter können Ihnen dazu mehr Informationen geben.

Fazit zum Thema Einstellung von Quereinsteiger:innen in Arztpraxen

Wenn Sie die offene Position mit ihren Aufgaben und Verantwortlichkeiten gut evaluiert haben, wissen Sie, nach wem Sie suchen müssen und welche Qualifikationen und Softskills geeignete Kandidat:innen mitbringen müssen. Je nach Aufgabenbereich kommen Quereinsteiger:innen aus anderen Branchen in Frage und können den Praxisalltag entlasten sowie mit ihren bisherigen Berufserfahrungen bereichern. Mit Ihren Vorzügen als Arbeitgeber aus dem Gesundheitswesen und einer attraktiven Stellenanzeige lassen sich geeignete Bewerber:innen finden. Auch auf MFA mal anders haben wir mit unserer Stellenbörse bereits viele Quereinsteiger:innen mit Arztpraxen zusammengebracht.