KI-Tools in der Arztpraxis: Wo sie Ihre MFA wirklich entlasten

Das Telefon klingelt, am Tresen wartet eine Patientin, im Labor fehlt eine Kollegin. In vielen Praxen ist das Alltag. KI-Tools versprechen Abhilfe, und sieben von zehn niedergelassenen Ärzt:innen sehen laut einer Befragung der Stiftung Gesundheit bereits einen konkreten Nutzen digitaler Anwendungen und KI.

Wir sehen das ähnlich, mit einer Einschränkung. KI-Tools können Ihre MFA spürbar entlasten, wenn das Tool gut ist, zum Problem passt und gemeinsam mit dem Team eingeführt wird. Ein schlecht eingestellter Telefonassistent oder ein Programm, das niemand im Team wollte, schafft dagegen neue Arbeit.

Dieser Ratgeber geht die wichtigsten Einsatzbereiche durch: wie die Tools funktionieren, was sie Ihren MFA im Alltag bringen, wo es typischerweise hakt und wie Sie damit umgehen. Einzelne Produkte bewerten wir nicht.

Wie KI-Tools in der Praxis arbeiten

Die meisten Werkzeuge für den Praxisalltag folgen demselben Muster. Sie nehmen Sprache oder Text auf, wandeln Gesprochenes in Text um, sortieren den Inhalt und machen daraus einen Vorschlag: einen Termin, eine Notiz, einen Briefentwurf. Ob der Vorschlag stimmt, prüft ein Mensch. Die KBV stellt in ihrem Praxiswissen Künstliche Intelligenz klar, dass KI-Systeme die Praxis unterstützen und keine ärztliche Leistung ersetzen. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Daraus folgt eine Grundregel für jede Einführung: Ein Teil der gesparten Zeit fließt in das Prüfen. Wie groß dieser Teil ist, entscheidet, ob sich ein Tool lohnt.

Wichtig ist außerdem die Unterscheidung zwischen zwei Arten von Tools. Die einen organisieren: Sie nehmen Anrufe an, schreiben mit oder erinnern an Termine. Die anderen geben medizinische Hinweise, etwa zur Diagnose. Um die zweite Gruppe geht es hier nur am Rande. Sie ist ärztliches Terrain und muss als Medizinprodukt zugelassen sein.

Telefon und Terminvergabe

So funktioniert es: Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn die Leitung belegt ist oder die Praxis geschlossen hat. Er fragt nach dem Anliegen, etwa Termin, Folgerezept, Überweisung oder Rückfrage zu einem Befund. Je nach System bucht er direkt einen freien Termin im Kalender oder legt eine Notiz für den Rückruf an. Wer einen Notfall schildert, soll an die 112 oder den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117 verwiesen werden.

Was es Ihren MFA bringt: Weniger Unterbrechungen. Statt des klingelnden Telefons arbeitet die MFA eine sortierte Liste ab, wenn es am Tresen ruhiger ist. Die Patientin vor ihr bekommt ihre volle Aufmerksamkeit. Für viele Teams ist das der größte einzelne Stressfaktor, der wegfällt.

Wo es hakt und wie Sie damit umgehen: Die Liste verschwindet nicht von selbst. Missverstandene Anliegen, falsch notierte Namen und Rückrufwünsche landen weiterhin beim Team. Wenn der Assistent schlecht eingestellt ist, kommt Ärger dazu: Patient:innen, die sich abgewimmelt fühlen und beim zweiten Anruf schon gereizt sind. Planen Sie deshalb die ersten Wochen als Lernphase ein, in der eine MFA die Regeln mit dem Anbieter nachschärft. Klären Sie vorab:

• Wie erkennt das System dringende Anliegen, und wohin leitet es sie weiter?
• Sagt es zu Beginn an, dass hier eine KI spricht? Das ist Pflicht (mehr dazu weiter unten).
• Wie gut versteht es Dialekt, schnelles Sprechen oder Deutsch als Zweitsprache?
• Kommt man jederzeit zu einem Menschen durch, etwa mit einer Taste?
• Wo werden die Gesprächsaufnahmen gespeichert, und wie lange?

Unabhängige Studien zur Zeitersparnis durch KI-Telefonassistenten in deutschen Praxen haben wir nicht gefunden. Zahlen dazu stammen bislang von den Anbietern selbst. Ein Testzeitraum mit eigener Strichliste zeigt Ihnen besser, ob sich das Tool für Ihre Praxis lohnt. Wie Ihr Team das Telefon bis dahin entlastet, lesen Ihre MFA in unserem Artikel zum Telefonmanagement in der Arztpraxis.

Dokumentation: Ambient Scribe, Spracherkennung, Arztbrief

So funktioniert es: Ein sogenannter Ambient Scribe hört das Arzt-Patienten-Gespräch mit, mit Wissen der Patientin oder des Patienten, und erstellt daraus einen Entwurf für die Dokumentation. Klassische Spracherkennung wandelt ein Diktat direkt in Text um. Andere Tools formulieren aus Befunden und Notizen einen Arztbrief vor. Den Entwurf prüft und gibt die Ärztin oder der Arzt frei.

Was es Ihren MFA bringt: Am stärksten entlastet werden zunächst die Ärzt:innen. Für die MFA fällt Abtippen von Diktaten weg, ebenso Rückfragen zu unleserlichen Notizen, und Arztbriefe gehen schneller raus.

Wo es hakt und wie Sie damit umgehen: Die Studien fallen nüchterner aus als manche Werbung. In einer randomisierten Studie mit 238 Ärzt:innen sank die Schreibzeit pro Notiz mit einem der beiden getesteten Tools um rund 41 Sekunden, mit dem anderen nicht messbar. Die Befragten berichteten außerdem von gelegentlichen inhaltlichen Fehlern in den Entwürfen. Eine zweite Studie mit 66 Behandelnden fand rund 22 Minuten weniger Dokumentation pro Tag und vor allem weniger Erschöpfung. Beide Studien stammen aus den USA. Die Entlastung ist also real, aber kleiner, als manche Prospekte vermuten lassen, und sie hängt davon ab, dass jemand die Entwürfe gründlich liest.

Ein zweiter Punkt betrifft Ihr Team direkt. Wenn eine Kollegin bisher halbe Tage mit Diktaten verbracht hat, verändert sich ihre Arbeit. Besprechen Sie früh mit ihr, welche Aufgaben sie stattdessen übernimmt, bevor sie es aus der Gerüchteküche erfährt. Klären Sie außerdem:

• Wie informieren Sie Patient:innen? Laut KBV reicht in der Regel eine Information, zum Beispiel per Aushang. Eine Einwilligung ist nur nötig, wenn Daten auch zum Training des Systems oder für Forschung genutzt werden.
• Werden die Aufnahmen nach der Verarbeitung gelöscht?
• Passt der Text ohne Abtippen in Ihr Praxisverwaltungssystem?
• Wer prüft den Entwurf, bevor er in die Akte geht?

Anamnese und Patientenaufnahme

So funktioniert es: Bei einer digitalen Anamnese füllen Patient:innen den Fragebogen vorab auf dem Smartphone oder im Wartezimmer am Tablet aus. Viele dieser Lösungen sind digitale Formulare ohne KI. Manche stellen passende Folgefragen oder fassen die Angaben für die Ärztin zusammen.

Was es Ihren MFA bringt: Am Empfang entfällt das Abtippen von Papierbögen und ein Teil der Nachfragen. Die Angaben liegen sortiert vor, bevor der Patient im Sprechzimmer sitzt.

Wo es hakt und wie Sie damit umgehen: Nicht alle kommen mit dem Tablet zurecht. Menschen ohne Smartphone, mit Sehschwäche oder mit wenig Deutschkenntnissen brauchen Hilfe, und die leistet die MFA. Rechnen Sie diese Zeit ein und behalten Sie einen Papierbogen als Ausweg. Klären Sie außerdem:

• Schätzt das Tool ein, wie dringend ein Anliegen ist, oder schlägt es eine Diagnose vor? Dann hat es einen medizinischen Zweck und muss als Medizinprodukt zertifiziert sein.
• Gibt es den Bogen in mehreren Sprachen und in großer Schrift?
• Wie kommen die Daten ins Praxisverwaltungssystem?

Abrechnungsprüfung

So funktioniert es: Prüfprogramme gleichen Dokumentation und Abrechnung ab und weisen auf mögliche Lücken oder unplausible Kombinationen hin. Oft ist das eine Funktion der Praxissoftware. Automatisierte Abrechnung und Kodierung stehen bei Ärzt:innen ganz oben auf der Wunschliste: 45,2 Prozent sehen dort laut Stiftung Gesundheit konkreten Bedarf.

Was es Ihren MFA bringt: Die MFA, die die Abrechnung macht, sucht vor dem Quartalsende weniger von Hand. Sie bekommt Hinweise und entscheidet, was davon zutrifft.

Wo es hakt und wie Sie damit umgehen: Ein Hinweis des Programms ist ein Vorschlag, keine Prüfung. Die Entscheidung und die Verantwortung für die Abrechnung bleiben in der Praxis. Das funktioniert nur, wenn jemand im Team die Abrechnung gut genug kennt, um falsche Hinweise zu erkennen. Ein Prüfprogramm ersetzt dieses Wissen nicht, es macht erfahrene Kolleg:innen schneller. Klären Sie:

• Ist nachvollziehbar, warum das Programm einen Hinweis gibt?
• Wie schnell werden Änderungen am EBM oder an der GOÄ eingepflegt?

Patientenkommunikation und Recall

So funktioniert es: Ein Chat auf der Praxiswebsite beantwortet Standardfragen, etwa zu Sprechzeiten, Anfahrt oder mitzubringenden Unterlagen. Erinnerungen an Termine, Impfungen oder Vorsorgeuntersuchungen werden automatisch verschickt. KI-Übersetzung hilft am Empfang, wenn eine gemeinsame Sprache fehlt.

Was es Ihren MFA bringt: Weniger Anrufe zu Fragen, die auf der Website stehen. Recall läuft ohne Listenarbeit. Und die MFA kann sich mit Patient:innen verständigen, für die bisher ein Angehöriger übersetzen musste.

Wo es hakt und wie Sie damit umgehen: Ein Chat ist nur so gut wie die Informationen, die man ihm gibt. Ändern sich Sprechzeiten oder Urlaubsvertretung und niemand pflegt das ein, gibt er falsche Auskünfte. Legen Sie fest, wer das Wissen aktuell hält. Übersetzungen helfen bei Alltagsfragen, bei Aufklärung und Befunden bleiben sie ein Behelf. Klären Sie:

• Ist der Chat klar als KI gekennzeichnet?
• Lehnt er medizinische Fragen ab und verweist an das Team?
• Über welchen Kanal gehen die Nachrichten raus, und ist der für Gesundheitsdaten geeignet?

Organisation und Personal

So funktioniert es: Allgemeine KI-Assistenten schreiben Entwürfe für Aushänge, Teaminfos, QM-Dokumente oder Stellenanzeigen. Wie das mit wenigen Arbeitsaufträgen gelingt, zeigen wir in unserer Anleitung für MFA-Stellenanzeigen mit KI. Für die Dienstplanung gibt es erste Programme, die Vorschläge aus Wünschen und Öffnungszeiten erstellen.

Was es Ihren MFA bringt: Die Praxismanagerin oder Erstkraft spart Zeit bei Texten, die sie bisher nach Feierabend geschrieben hat.

Wo es hakt und wie Sie damit umgehen: KI-Texte klingen schnell austauschbar und enthalten mitunter Fehler. Den letzten Blick auf jeden Entwurf ersetzt das Tool nicht. Und in allgemeine Chatbots gehören keine Namen, Befunde oder Versichertendaten. Eine kurze schriftliche Regel, welche Tools das Team wofür nutzen darf, schafft Klarheit.

Ihr Team mitnehmen

Ob ein KI-Tool entlastet oder nervt, entscheidet sich weniger an der Technik als im Team. Ihre MFA arbeiten jeden Tag mit dem Tool, sie merken als Erste, wo es hakt, und sie erklären es den Patient:innen. Ohne ihre Unterstützung wird auch ein gutes Tool scheitern.

• Gemeinsam das Problem benennen: Fragen Sie Ihr Team, bevor Sie Angebote einholen, wo im Alltag die meiste Zeit verloren geht. Oft ist es das Telefon, manchmal etwas ganz anderes.
• Offen über die gewonnene Zeit sprechen: Sagen Sie, wofür die Zeit gedacht ist, zum Beispiel für Patient:innen, Pausen ohne Unterbrechung oder weniger Überstunden. Wer fürchtet, durch ein Tool ersetzt zu werden, wird es nicht unterstützen.
• Eine Ansprechperson benennen: Eine MFA, die sich gern mit Technik beschäftigt, testet das Tool zuerst, sammelt Probleme und hält Kontakt zum Anbieter. Diese Aufgabe sollte Arbeitszeit bekommen und kein Zusatz nach Feierabend sein.
• Klein anfangen und gemeinsam auswerten: Starten Sie mit einem Bereich und einem Testzeitraum. Besprechen Sie nach einigen Wochen im Team, was besser geworden ist und was nicht. Wenn das Tool mehr Arbeit macht als abnimmt, ist Aufhören eine legitime Entscheidung.
• Patient:innen nicht vergessen: Manche kommen mit einer Maschine am Telefon nicht zurecht. Ein Weg zu einem Menschen sollte immer offen bleiben.

Was Sie vor der Einführung klären sollten

Die folgenden Punkte betreffen fast jedes KI-Tool. Sie ersetzen keine Rechtsberatung. Viele davon können Sie sich vom Anbieter schriftlich bestätigen lassen.

Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Ein KI-Tool muss wie jede andere Software der Datenschutz-Grundverordnung entsprechen. Greift der Anbieter auf Patienten- oder Mitarbeiterdaten zu, schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, so die KBV. Darin legen Sie fest, wofür die Daten genutzt werden dürfen. Fragen Sie ausdrücklich, ob Eingaben zum Training des Systems verwendet werden. Die Datenschutzkonferenz hält in ihrer Orientierungshilfe KI und Datenschutz Anwendungen für vorzugswürdig, die das nicht tun.

Läuft das Tool in einer Cloud, gelten für Gesundheitsdaten zusätzliche Regeln nach § 393 SGB V. Lassen Sie sich ein gültiges C5-Testat des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zeigen und bestätigen, dass die Daten in der EU, im EWR oder in einem Land mit Angemessenheitsbeschluss verarbeitet werden.

Schweigepflicht

Für Ihre Praxis gilt die Schweigepflicht nach § 203 StGB. Externe Dienstleister dürfen Patientengeheimnisse erfahren, soweit das für ihre Arbeit erforderlich ist. Sie müssen sie aber zur Geheimhaltung verpflichten. Klären Sie mit dem Anbieter, ob sein Vertrag diese Verpflichtung enthält, auch für seine Unterauftragnehmer.

Medizinprodukt oder nicht?

Entscheidend ist, wofür der Hersteller das Tool bestimmt. Software, die Aufnahme, Termine oder Abrechnung organisiert, ist laut der europäischen Leitlinie MDCG 2019-11 für sich kein Medizinprodukt. Gibt ein Tool dagegen Hinweise zu Diagnose, Therapie oder Dringlichkeit, braucht es eine CE-Kennzeichnung als Medizinprodukt und darf nur im vom Hersteller vorgesehenen Rahmen eingesetzt werden. Allgemeine Chatbots wie ChatGPT sind kein Medizinprodukt und gehören laut KBV nicht in die Behandlung.

Kennzeichnung nach der KI-Verordnung

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten der EU-KI-Verordnung. Wer mit einem Telefonassistenten oder Chatbot spricht, muss erkennen können, dass er mit einer KI kommuniziert. Die KBV schlägt eine Ansage zu Beginn vor, etwa: „Hallo, hier ist der KI-Telefonassistent der Praxis.“ Details finden Sie in unserer Meldung KI am Praxistelefon: Was seit dem 2. August gilt.

Telefonassistenten, Chatbots und Dokumentationshilfen für die Verwaltung zählt die KBV zu den Systemen mit niedrigem Risiko. Für KI mit hohem Risiko, etwa in Medizinprodukten zur Diagnoseunterstützung, gelten strengere Pflichten. Diese hat die EU mit der Verordnung (EU) 2026/1744 verschoben, für Medizinprodukte auf den 2. August 2028.

KI-Kompetenz im Team

Wer KI-Systeme einsetzt, muss nach Artikel 4 der KI-Verordnung Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz des Teams und weiterer Personen, die in Ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, zu fördern. Seit dem 27. Juli 2026 gilt dafür eine neue Fassung: Ein bestimmtes Kompetenzniveau jeder einzelnen Person müssen Sie nicht garantieren. Die Maßnahmen sollen aber zu Vorkenntnissen, Erfahrung und Einsatzzweck passen.

Für eine Praxis heißt das: Alle, die das Tool nutzen, kennen die Bedienungsanleitung, wissen, was es kann und was nicht, und prüfen Ergebnisse, bevor sie damit weiterarbeiten. Eine kurze Einweisung durch den Anbieter oder ein Tutorial reicht dafür nach Einschätzung der KBV in der Regel aus. Halten Sie fest, wer wann eingewiesen wurde, etwa zusammen mit Ihren Pflichtunterweisungen.

Verantwortung

Ein KI-Vorschlag ist ein Entwurf. Für Behandlung, Dokumentation und Abrechnung bleibt Ihre Praxis verantwortlich. Legen Sie fest, wer welche Ergebnisse prüft, und sorgen Sie dafür, dass das Team ein Tool im Zweifel abschalten und ohne weiterarbeiten kann.

Kosten

Die meisten Tools werden als monatliches Abo angeboten. Vereinbaren Sie einen Testzeitraum mit kurzer Kündigungsfrist und schreiben Sie vorher auf, woran Sie Erfolg messen: weniger verpasste Anrufe, weniger Rückfragen oder weniger Überstunden. Rechnen Sie neben dem Preis auch die Zeit ein, die Ihr Team für Einrichtung, Einarbeitung und Prüfen braucht.

Was KI Ihren MFA nicht abnimmt

KI kann Anrufe sortieren und Texte vorschreiben. Den Blick am Tresen ersetzt sie nicht: die Patientin, die am Telefon „geht schon“ gesagt hat und jetzt blass vor einem steht. Blutentnahme, EKG, Assistenz bei Eingriffen, ein beruhigendes Wort vor der Impfung und die Organisation eines vollen Wartezimmers bleiben Aufgaben für Menschen.

Gut ausgewählt und gemeinsam eingeführt verschafft KI Ihren MFA Zeit für genau diese Aufgaben. Das kann den Arbeitsalltag spürbar verbessern und gehört dann auch in Ihre Stellenanzeige, so wie andere Mitarbeitervorteile. Eine fehlende Kollegin ersetzt KI aber nicht. Gute Mitarbeiter:innen sind der wichtigste Faktor in Ihrer Praxis, und daran ändert auch die beste Software nichts. Erst ein eingespieltes Team macht aus einem KI-Tool eine echte Entlastung.

Wenn Ihrem Team eine MFA fehlt, hilft eine Stellenanzeige, die genau diesen Alltag zeigt. Auf MFA mal anders, der Jobbörse speziell für Medizinische Fachangestellte, erreichen Sie MFA, die gezielt nach einer neuen Stelle suchen.