Professionelles Offboarding in der Arztpraxis
Ein Leitfaden für Arbeitgeber

Ein strukturierter Offboarding-Prozess ist für Arztpraxen genauso wichtig wie ein durchdachtes Onboarding neuer MFA. Denn die Art und Weise, wie sich Arbeitgeber von ihren Mitarbeitern trennen, hat weitreichende Auswirkungen - nicht nur auf den scheidenden Mitarbeiter selbst, sondern auch auf das verbleibende Team, die Patienten und nicht zuletzt auf das Image der Praxis als Arbeitgeber.

Die Gründe für einen Abschied sind dabei so vielfältig wie die Menschen selbst. Emotional macht es einen erheblichen Unterschied, ob Sie eine langjährige MFA in den wohlverdienten Ruhestand verabschieden, ob eine Eigenkündigung vorliegt oder ob Sie sich leider von jemandem trennen müssen. Doch in jedem dieser Fälle hilft ein professionelles Offboarding, den Prozess für alle Beteiligten so positiv wie möglich zu gestalten.

Warum ein professionelles Offboarding wichtig ist

Die Kündigung einer Medizinischen Fachangestellten bedeutet immer eine Herausforderung für die Praxis. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wiegt der Verlust einer qualifizierten MFA besonders schwer. Umso wichtiger ist es, den Abschied professionell zu gestalten.

Ein durchdachter Offboarding-Prozess erfüllt dabei mehrere wichtige Funktionen:

• Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs-und Wissenstransfers
• Schutz sensibler Patientendaten und Praxisinformationen
• Positive Gestaltung der letzten Arbeitsphase
• Stärkung der Arbeitgebermarke bzw. des Praxisimage
• Minimierung von rechtlichen und organisatorischen Risiken
• Aufrechterhaltung eines positiven Verhältnisses zu ehemaligen Mitarbeitern

Besonders der letzte Punkt wird häufig unterschätzt. Denn ehemalige Mitarbeiter sind wichtige Multiplikatoren. Sie sprechen mit Kollegen über ihre Erfahrungen und geben Empfehlungen - positive wie negative. In der überschaubaren MFA-Community spricht sich schnell herum, wie eine Praxis mit ausscheidenden Teammitgliedern umgeht.

Eine konstruktive Trennungskultur etablieren

Die Art und Weise, wie Sie Trennungen gestalten, prägt maßgeblich Ihre Praxiskultur. Eine konstruktive Trennungskultur basiert auf offener, sachlicher Kommunikation und gegenseitiger Wertschätzung. Denn in den seltensten Fällen war wirklich alles schlecht - auch wenn die Wege sich nun trennen.

Folgende Aspekte kennzeichnen eine positive Trennungskultur:

• Transparente Kommunikation auf Augenhöhe
• Wertschätzung für die geleistete Arbeit
• Raum für Feedback und konstruktive Kritik
• Gemeinsame Gestaltung der Übergangsphase
• Professioneller Umgang auch bei emotionalen Situationen
• Fokus auf einen würdigen Abschluss der Zusammenarbeit

Die wichtigsten Schritte im Offboarding-Prozess

1. Sofortmaßnahmen nach Kündigungseingang

Sobald eine Kündigung eingeht, sind einige wichtige erste Schritte einzuleiten:

• Kündigungsbestätigung erstellen und Austrittsdatum fixieren
• Relevante Teammitglieder informieren
• Übergabeplan erstellen
• IT-Abteilung/Systemadministrator über anstehende Zugriffsänderungen informieren
• Checkliste für administrative Aufgaben anlegen

2. Austrittsgrund ermitteln und dokumentieren

Sobald die Kündigung eingereicht wurde - egal ob vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer - ist es wichtig, die Gründe für das Ausscheiden zu erfassen. Ein Austrittsgespräch sollte zeitnah nach Eingang der Kündigung geführt werden.

Nutzen Sie dieses Gespräch, um in einer offenen Atmosphäre die Beweggründe für die Kündigung zu erfahren. Vermeiden Sie dabei eine anklagende oder vorwurfsvolle Haltung. Sehen Sie das Gespräch vielmehr als Chance, wertvolles Feedback zu erhalten. Fragen Sie konkret nach:

• Was waren die ausschlaggebenden Gründe für die Kündigung?
• Welche Aspekte der Arbeit wurden als positiv empfunden?
• Was hätte besser laufen können?
• Welche Verbesserungsvorschläge gibt es?

Dokumentieren Sie die Erkenntnisse sorgfältig. Sie sind eine wichtige Grundlage für die Weiterentwicklung Ihrer Praxis als Arbeitgeber.

3. Datensicherheit gewährleisten

Ein besonders wichtiger Aspekt im Gesundheitswesen ist der Umgang mit sensiblen Daten beim Ausscheiden von Mitarbeitern. Treffen Sie bedarfsgerecht folgende Vorkehrungen:

• Zeitnahe Anpassung oder Sperrung von Zugriffsrechten für alle Praxissysteme
• Dokumentation aller genutzten Accounts und Zugänge
• Sicherstellung der Rückgabe aller physischen Zugangsmittel (Schlüssel, Zugangskarten etc.)
• Änderung relevanter Passwörter (falls relavant)
• Erinnerung an Schweigepflicht auch nach Ausscheiden

4. Übergabe organisieren

Eine strukturierte Übergabe ist das A und O für einen reibungslosen Übergang. Erstellen Sie gemeinsam mit der scheidenden MFA einen detaillierten Übergabeplan. Dieser sollte folgende Aspekte umfassen:

• Übersicht aller Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• Dokumentation wichtiger Arbeitsabläufe
• Auflistung laufender Projekte und deren Status
• Zusammenstellung relevanter Dokumente und deren Ablageorte
• Übersicht wichtiger Ansprechpartner und Kontakte

Ideal ist es, wenn die Übergabe direkt an den Nachfolger erfolgen kann. Ist dies zeitlich nicht möglich, sollte zumindest eine ausführliche schriftliche Dokumentation erstellt werden. Planen Sie ausreichend Zeit für die Übergabe ein. Eine gute Übergabe braucht Zeit, zahlt sich aber durch einen reibungsloseren Übergang aus.

Nutzen Sie digitale Tools zur Dokumentation der Übergabe. Eine zentrale digitale Ablage wichtiger Prozesse und Dokumentationen erleichtert nicht nur die aktuelle Übergabe, sondern schafft auch Wissen für künftige Mitarbeiter.

5. Kommunikation nach innen und außen

Die Art und Weise, wie Sie das Ausscheiden eines Mitarbeiters kommunizieren, hat großen Einfluss auf die Stimmung im Team und das Vertrauensverhältnis zu Patienten. Informieren Sie zunächst das Team persönlich über den bevorstehenden Weggang. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Bedenken zu äußern.

Sprechen Sie auch offen an, wie die Aufgaben in der Übergangszeit verteilt werden. Vermeiden Sie dabei eine zusätzliche Belastung einzelner Mitarbeiter. Prüfen Sie stattdessen, ob externe Unterstützung, zum Beispiel durch qualifizierte Zeitarbeitskräfte, sinnvoll ist.

Die Information der Patienten sollte ebenfalls mit Bedacht erfolgen. Gerade wenn die scheidende MFA einen engen Kontakt zu bestimmten Patienten hatte, ist eine persönliche Information durch sie selbst oft am besten. So kann sie sich von “ihren” Patienten verabschieden und gleichzeitig die Nachfolge ankündigen.

6. Administrative Aufgaben nicht vergessen

Neben der fachlichen Übergabe gibt es eine Reihe administrativer Aufgaben zu erledigen. Erstellen Sie eine Checkliste, um nichts zu vergessen:

• Arbeitszeugnis erstellen
• Urlaubsansprüche und Überstunden berechnen
• Rückgabe von Arbeitsmitteln (Schlüssel, Diensthandy etc.) organisieren
• Zugriffsrechte für IT-Systeme und Software anpassen
• Abmeldung bei der Krankenkasse
• Unterlagen für die Arbeitslosenversicherung vorbereiten

Besonders wichtig ist die rechtzeitige Erstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit und lassen Sie es von einem Experten prüfen. Ein faires und wohlwollendes Zeugnis ist ein wichtiger Baustein für einen positiven Abschied.

7. Den letzten Arbeitstag würdig gestalten

Der letzte Arbeitstag sollte bewusst gestaltet werden. Ein würdiger Abschied zeigt Wertschätzung und hinterlässt einen bleibenden positiven Eindruck. Üblich und angemessen sind:

• Eine kleine Abschiedsfeier im Team
• Ein persönliches Geschenk
• Die Möglichkeit zur persönlichen Verabschiedung von Kollegen und ausgewählten Patienten
• Ein abschließendes Gespräch mit der Praxisleitung

Ein netter Ausstand mit Kuchen, einer von allen unterschriebenen Karte und freundlichen Abschiedsworten ist dabei mehr als nur eine nette Geste. Es ist ein wichtiges Signal, auch an das verbleibende Team: Hier wird Wertschätzung gelebt, auch wenn sich die Wege trennen. Das kann durchaus dazu beitragen, weitere Fluktuation zu vermeiden.

Vermeiden Sie dabei extreme: Weder sollte der letzte Tag sang- und klanglos vorübergehen, noch ist eine übertriebene Inszenierung angebracht. Finden Sie ein ausgewogenes Maß, das zur Persönlichkeit des scheidenden Mitarbeiters und Ihrer Praxiskultur passt.

Ressourcen richtig planen

Ein häufiger Fehler beim Offboarding ist eine zu knappe Ressourcenplanung. Bedenken Sie:

• Eine gute Übergabe braucht Zeit - kalkulieren Sie diese großzügig ein
• Überlastungen in der Übergangsphase führen zu schlechterem Wissenstransfer
• Auch das restliche Team braucht Zeit, sich auf die neue Situation einzustellen
• Die scheidende MFA sollte die Möglichkeit haben, ihre Arbeit ordentlich abzuschließen
• Denken Sie auch daran, die zeitnahe Suche nach einer neuen MFA zu starten, um die Stelle rechtzeitig neu besetzen zu können. (Stellenanzeige schalten und Tipps)

Rechtliche Aspekte beachten

Beim Offboarding sind verschiedene rechtliche Aspekte zu berücksichtigen:

• Einhaltung der Kündigungsfristen
• Korrekte Abmeldung bei den Sozialversicherungsträgern
• Datenschutzrechtliche Verpflichtungen
• Regelungen zur Schweigepflicht
• Korrekte Dokumentation aller Schritte

Learnings aus dem Offboarding ziehen

Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters ist es wichtig, den Prozess zu reflektieren. Werten Sie das Austrittsgespräch und die gesammelten Erfahrungen aus. Leiten Sie daraus konkrete Maßnahmen ab:

• Welche Verbesserungspotenziale wurden aufgezeigt?
• Gibt es strukturelle Probleme, die angegangen werden müssen?
• Wie kann die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht werden?
• Welche präventiven Maßnahmen können ergriffen werden?

Nutzen Sie die Erkenntnisse für Ihre Personalentwicklung und das Employer Branding. Oft zeigen sich in Austrittsgesprächen wertvolle Ansatzpunkte für Verbesserungen.

Fazit: Offboarding als Chance

Ein professionelles Offboarding ist mehr als eine administrative Pflichtübung. Es ist eine Investition in Ihre Arbeitgebermarke und ein wichtiger Baustein für eine positive Praxiskultur. Mit einem strukturierten und digitalisierten Prozess stellen Sie sicher, dass wichtiges Wissen in der Praxis bleibt, sensible Daten geschützt sind und der Übergang möglichst reibungslos verläuft.

Besonders wichtig ist dabei der menschliche Aspekt: Ein professionelles Offboarding bedeutet nicht nur, alle Prozesse und rechtlichen Aspekte zu beachten. Es bedeutet vor allem, den Abschied mit Wertschätzung und Respekt zu gestalten - unabhängig von den Gründen der Trennung. Diese Haltung zahlt sich mehrfach aus: durch einen reibungsloseren Übergang, ein gestärktes Teamgefühl und nicht zuletzt durch Ihre Reputation als fairer, professioneller Arbeitgeber.