Ihre Praxiswebseite: Personal gewinnen und den Praxisalltag erleichtern

Ihre Sprechstunde ist gut ausgelastet. Trotzdem sucht die Praxis eine MFA, und an der Anmeldung kommen jeden Tag ähnliche Fragen an. Welche Unterlagen sind nötig? Wer übernimmt die Urlaubsvertretung? Wie lässt sich ein Termin vereinbaren?

Eine eigene Praxiswebseite kann bei diesen Aufgaben helfen. Sie gibt Bewerbenden Einblicke in den Arbeitsplatz, stellt offene Stellen vor und macht Informationen für Patient:innen jederzeit zugänglich. Über passende digitale Services kann sie außerdem Abläufe unterstützen, die Ihr Team bisher am Telefon organisiert.

Dafür brauchen Sie keine umfangreiche Website mit möglichst vielen Funktionen. Entscheidend ist, welche Fragen sie beantwortet und wie gut sie zu Ihrer Praxis passt. Auch eine kleine Seite kann nützlich sein, wenn die Inhalte aktuell sind und die nächsten Schritte klar erkennbar bleiben.

Zeigen Sie MFA, wie die Arbeit in Ihrer Praxis aussieht

Eine Leistungsübersicht beschreibt Fachbereiche, Untersuchungen und Behandlungen. Für eine MFA, die über einen Wechsel nachdenkt, bleiben damit wichtige Fragen offen. Welche Aufgaben würde sie übernehmen? Wie sind die Arbeitszeiten verteilt? Wer unterstützt sie beim Einstieg?

Nutzen Sie einen Bereich „Team“ oder „Karriere“, um die Praxis auch als Arbeitsplatz vorzustellen. Das können kurze Texte sein, ergänzt durch Fotos Ihrer Räume und, wenn die Beteiligten das möchten, Ihres Teams. Besonders hilfreich sind Angaben zur täglichen Zusammenarbeit:

• Welche Aufgaben übernehmen die MFA, und gibt es feste Schwerpunkte?
• Wie verteilen sich Zuständigkeiten zwischen Anmeldung, Behandlungsvorbereitung und Abrechnung?
• Wie arbeiten Sie neue Kolleg:innen ein?
• Wie organisieren Sie Besprechungen und die Abstimmung im Team?
• Welche Unterstützung bieten Sie bei Fortbildungen?

Bleiben Sie bei dem, was Ihre Praxis tatsächlich bietet. „Wir fördern Ihre Weiterbildung“ wird greifbarer, wenn Sie erklären, welche Kosten Sie übernehmen oder wie Sie Freistellungen vereinbaren. Anregungen finden Sie in unserem Ratgeber zu den Mitarbeitervorteilen in der Arztpraxis.

Bei einer offenen Stelle gehören auch die konkreten Arbeitszeiten dazu. Die Sprechstunden auf Ihrer Patientenseite reichen dafür nicht aus. Vor- und Nachbereitung, Teilzeitmodelle und benötigte Nachmittage sollten Sie gesondert beschreiben.

Ein fiktives Beispiel: Eine Praxis sucht Unterstützung für 24 Wochenstunden, darunter zwei feste Nachmittage. Genau diese Information hilft einer MFA, die Stelle mit ihrer eigenen Planung abzugleichen. Welche übrigen Zeiten vereinbar sind, lässt sich anschließend im Gespräch klären.

So machen Sie Ihre Arbeitgeberangebote sichtbar und geben Interessierten eine Grundlage für ihre Entscheidung. Die Website kann gute Arbeitsbedingungen erklären; ein glaubwürdiger Auftritt setzt voraus, dass die beschriebenen Bedingungen im Alltag gelten. Wie Sie diese Grundlage entwickeln, zeigt der Ratgeber zum Employer Branding für Arztpraxen.

Diese Informationen bleiben auch dann nützlich, wenn gerade keine Stelle offen ist. Eine MFA kann Ihre Praxis kennenlernen und bei einer späteren Suche darauf zurückkommen. Wenn Sie Initiativbewerbungen entgegennehmen möchten, nennen Sie einen Kontakt und beantworten Sie auch diese Anfragen. Machen Sie dabei deutlich, dass aktuell keine konkrete Stelle ausgeschrieben ist.

Machen Sie offene Stellen und den Bewerbungsweg leicht auffindbar

Wenn Sie Personal suchen, sollte der Menüpunkt „Jobs“ oder „Karriere“ leicht zu finden sein. Ein Hinweis „MFA gesucht“ auf der Startseite kann direkt zur aktuellen Stelle führen. Interessierte sollten das Angebot auch am Smartphone lesen und den Kontakt ohne langes Suchen erreichen können.

Für mehrere offene Stellen sind einzelne Stellenseiten sinnvoll. Dort können Sie jeweils Aufgaben, Voraussetzungen, Wochenstunden, Arbeitszeitverteilung und Ihr Angebot erläutern. Eine MFA erkennt dann, welche Position infrage kommt. Einen möglichen Aufbau finden Sie in unseren Tipps für eine MFA-Stellenanzeige mit Muster.

Ein einfacher Erstkontakt braucht einen klaren Ablauf

Entscheiden Sie, welche Informationen Sie für ein erstes Kennenlernen benötigen. Für den Einstieg können beispielsweise die Qualifikation, der gewünschte Stundenumfang und eine Kontaktmöglichkeit genügen. Weitere Nachweise lassen sich später anfordern.

Nennen Sie eine Ansprechperson und erklären Sie, wie Interessierte sich melden können. Ob Sie E-Mail oder ein Bewerbungsformular nutzen, hängt von Ihrem Ablauf ab. Ein Formular sollte nur die Angaben abfragen, die Sie in diesem Schritt brauchen. Testen Sie den Weg selbst am Smartphone und prüfen Sie, ob eine abgesendete Nachricht beim richtigen Empfänger ankommt.

Legen Sie intern fest, wer Bewerbungen beantwortet und bei Abwesenheit übernimmt. Kündigen Sie nur eine Rückmeldefrist an, die Sie einhalten können. Weitere Hinweise finden Sie im Ratgeber zum Bewerbungsprozess in der Arztpraxis.

Stellen auf der eigenen Website brauchen auch Verbreitung

Ihre Stellenseite ist ein guter Ort für alle Informationen zum Angebot. Damit Menschen darauf aufmerksam werden, teilen Sie den Link über passende Kanäle, etwa im eigenen Netzwerk, über Social Media oder im Kontakt mit Berufsschulen.

Ergänzend können Sie die Stelle auf einer Stellenplattform veröffentlichen. Welche Kombination zu Ihrer Suche passt, erläutert unser Vergleich der Recruitingkanäle für Arztpraxen. Mit einer Stellenanzeige auf MFA mal anders machen Sie Ihr Angebot in einem Umfeld sichtbar, in dem sich MFA über Jobs, Gehalt und berufliche Entwicklung informieren. Ihre Website ergänzt die Einblicke in den Arbeitsplatz; sie ist keine Voraussetzung für die Veröffentlichung bei uns.

Auch die Jobsuche von Google kann ein zusätzlicher Zugang sein. Dafür muss die einzelne Stellenseite die technischen und inhaltlichen Anforderungen von Google erfüllen. Dazu gehören passende strukturierte Daten, also maschinenlesbare Angaben zur Stelle. Eine Darstellung in der Jobsuche ist dadurch nicht garantiert. Lassen Sie die Einrichtung von Ihrer Websitebetreuung prüfen und entfernen oder aktualisieren Sie besetzte Stellen zeitnah.

Stellen Sie sich auch als Ausbildungspraxis vor

Wenn Sie ausbilden, kann Ihre Karriereseite erklären, welche Bereiche Auszubildende kennenlernen, wer sie begleitet und wie der Einstieg organisiert ist. Bieten Sie Praktika an, nennen Sie den Kontakt und die Voraussetzungen dafür.

Solche Informationen lassen sich auch nach einem Gespräch an einer Schule weitergeben. Interessierte können anschließend in Ruhe nachlesen, was sie erwartet. Hinweise zur Ansprache finden Sie in unseren Tipps für eine MFA-Azubi-Stellenanzeige. Für die ergänzende Veröffentlichung führt Sie unser Arbeitgeberangebot für Ausbildungsstellen weiter.

Beantworten Sie wiederkehrende Patientenfragen auf Ihrer Website

Fragen Sie Ihr Team an der Anmeldung, welche organisatorischen Auskünfte es häufig gibt. Daraus ergibt sich oft eine bessere Themenliste als aus der Frage, was andere Praxiswebseiten zeigen.

Vielleicht fehlen klare Hinweise zur Urlaubsvertretung. Vielleicht fragen Patient:innen regelmäßig nach mitzubringenden Unterlagen oder dem Zugang zum Gebäude. Solche Informationen können Sie auf Ihrer Website gut auffindbar bereitstellen. Der Virchowbund nennt gezielte Patienteninformationen als Möglichkeit, Nachfragen in der Praxis zu reduzieren. Wie viel das im eigenen Alltag bewirkt, hängt unter anderem davon ab, ob Ihre Patient:innen die Informationen finden und nutzen.

Sinnvolle Inhalte können sein:

• Öffnungszeiten, telefonische Erreichbarkeit und Wege zur Terminvereinbarung;
• die aktuelle Regelung zur Aufnahme neuer Patient:innen und die angebotenen Terminarten;
• Urlaubszeiten und die jeweils aktuelle Vertretung;
• organisatorische Hinweise zum ersten Besuch und zu benötigten Unterlagen;
• fachlich geprüfte Informationen zur Vorbereitung auf bestimmte Termine;
• Anfahrt, Parkmöglichkeiten, Stufen, Aufzug und Zugang zur Praxis;
• Kontaktmöglichkeiten für Rückfragen zur Zugänglichkeit.

Erklären Sie, welcher Kontaktweg für welches Anliegen vorgesehen ist und wann digitale Anfragen bearbeitet werden. So können Patient:innen vorab nachlesen, ob und wie sie sich an Ihre Praxis wenden können. Auch bei einer vollen Sprechstunde lohnt sich diese Orientierung.

Die KBV empfiehlt unter anderem, über Stufen, Aufzüge und Rampen zu informieren sowie wichtige Websiteinformationen deutlich zu platzieren. Eine pauschale Aussage wie „barrierefrei“ ersetzt die konkreten Angaben zur Zugänglichkeit Ihrer Praxis nicht.

Verweisen Sie dort auf die Informationen, wo die Frage entsteht: in einer Terminbestätigung, auf einem Aushang oder gegebenenfalls in der Telefonansage. Ein direkter Link zur passenden Unterseite ist hilfreicher als ein allgemeiner Verweis auf die Startseite.

Medizinische Vorbereitungshinweise sollten von der ärztlichen Leitung geprüft werden. Beschreiben Sie nur Abläufe, die für Ihre Praxis und den jeweiligen Termin gelten. Aktualisieren Sie Vertretungen und geänderte Sprechzeiten auch auf Ihren externen Praxisprofilen. Widersprüchliche Angaben erzeugen neue Rückfragen.

Bieten Sie digitale Services an, die zu Ihren Abläufen passen

Über Ihre Website können Patient:innen einen Terminservice oder einen geeigneten Anfragekanal erreichen. Die eigentliche Bearbeitung übernimmt das jeweilige System und Ihr Praxisteam. Deshalb lohnt sich vor jeder Erweiterung ein Blick auf den Ablauf hinter dem Button.

Online-Termine mit passenden Buchungsregeln

Eine Online-Terminbuchung macht freigegebene Termine auch außerhalb Ihrer telefonischen Erreichbarkeit zugänglich. Entscheiden Sie vor der Einführung, welche Terminarten dafür geeignet sind, welche Angaben benötigt werden und wie Onlinebuchungen mit Ihrem übrigen Kalender abgeglichen werden.

Unterscheiden Sie außerdem zwischen einer verbindlichen Buchung und einer Anfrage, die Ihre Praxis noch bestätigen muss. Patient:innen sollten erkennen, welchen Schritt sie gerade ausführen und wann sie mit einer Rückmeldung rechnen können.

Planen Sie den Ablauf gemeinsam mit den MFA, die Termine organisieren. Müssen sie Onlinebuchungen zusätzlich in einen anderen Kalender übertragen? Häufen sich unpassende Buchungen? Werden Absagen zuverlässig übernommen? An diesen Fragen zeigt sich, ob die Lösung Ihre Arbeit unterstützt.

Beim Einsatz externer Terminverwaltungsdienste sind auch Datenverarbeitung und Verantwortlichkeiten zu prüfen. Die Datenschutzkonferenz beschreibt die Anforderungen an Online-Terminbuchungen und Terminmanagement, darunter die Begrenzung auf erforderliche Daten und verständliche Informationen über den Dienstleister. Sie empfiehlt außerdem, neben der digitalen Buchung einen anderen Weg zur Terminvereinbarung anzubieten.

Anfragen und Downloads nach Bedarf ergänzen

Über einen geeigneten digitalen Dienst können Patient:innen beispielsweise um eine Terminänderung bitten. Ihr Team bearbeitet solche Eingänge zu festgelegten Zeiten. Erklären Sie, wofür der Kanal gedacht ist und wann eine Rückmeldung erfolgt.

Ein fiktives Beispiel: Eine Patientin sendet abends einen Terminänderungswunsch über den von der Praxis bereitgestellten Dienst. Die Bestätigung erklärt, dass zunächst nur die Anfrage eingegangen ist. Am nächsten Werktag prüft die zuständige MFA einen Ersatztermin und meldet sich zurück. Der Dienst nennt die Bearbeitungszeiten und weist darauf hin, dass dieser Weg nicht für dringende medizinische Anliegen gedacht ist.

Für Patientendaten und insbesondere Gesundheitsdaten braucht es eine dafür geeignete Lösung mit geklärtem Datenschutz. Ein gewöhnliches Kontaktformular ist nicht allein deshalb sicher, weil es auf Ihrer Praxiswebseite steht. Lassen Sie den vorgesehenen Datenfluss vor der Einführung prüfen.

Auch Downloads können nützlich sein, etwa eine Mitbringliste oder ein Informationsblatt zum Praxisablauf. Prüfen Sie zuerst, ob eine verständliche Webseite dieselbe Aufgabe besser erfüllt. Sie lässt sich direkt lesen, ohne eine Datei herunterladen zu müssen.

Eine neue Funktion sollte ein konkretes Problem lösen. Wenn Ihr Team jeden digitalen Eingang ausdrucken, übertragen und anschließend telefonisch klären muss, ist der Ablauf noch nicht gut abgestimmt. Beginnen Sie mit dem Service, für den Sie Zuständigkeit und Bearbeitung bereits zuverlässig organisieren können.

Verbinden Sie Ihre Kommunikationswege mit der eigenen Website

Eine Praxis kann über viele Wege empfohlen und gefunden werden: im persönlichen Gespräch, über eine Stellenanzeige, ein Praxisprofil oder einen Social-Media-Beitrag. Auf der eigenen Website können Sie die weiterführenden Informationen dazu bereithalten und selbst aktualisieren.

Verlinken Sie jeweils auf die passende Seite. Ein Beitrag über eine offene MFA-Stelle führt zur Stellenbeschreibung. Ein Hinweis auf die Urlaubsvertretung führt zur aktuellen Patienteninformation. Ein QR-Code auf einem Aushang kann die direkte Adresse dieser Seite enthalten.

Sie entscheiden über Aufbau, Inhalte und die Darstellung Ihrer Praxis. Profile bei anderen Anbietern bleiben als zusätzliche Zugänge sinnvoll. Klären Sie aber auch bei Ihrer eigenen Website, wer die Domain verwaltet und wie Sie Inhalte bei einem Anbieterwechsel mitnehmen können. Eine eigene Adresse schafft nur dann verlässliche Handlungsmöglichkeiten, wenn Ihre Praxis Zugriff darauf hat.

Für kooperierende Praxen können Sie fachliche Schwerpunkte und organisatorische Kontaktinformationen bereitstellen. Vertrauliche Informationen zur Behandlung gehören weiterhin in dafür geeignete Kommunikationswege.

Bei einem Umzug, einer Praxisübernahme oder geänderten Sprechstunden lässt sich auf der Website erläutern, was sich verändert und welche Kontakte weiter gelten. Führen Sie dazu eine kurze Liste der externen Profile und Verzeichnisse, die ebenfalls aktualisiert werden müssen.

Beginnen Sie mit den Inhalten, die Ihre Praxis wirklich braucht

Wenn Sie eine neue Website planen oder eine bestehende überarbeiten, legen Sie zuerst die Aufgaben fest. Welche Information soll leichter zugänglich werden? Welche Stelle möchten Sie vorstellen? Welcher Service hat einen klaren Ablauf?

Die folgende Übersicht hilft beim Sortieren. Eine kleine Praxis kann mehrere Inhalte auf einer Seite zusammenfassen.

Bringen Sie zunächst die Basisinformationen auf den aktuellen Stand. Wenn Sie Personal suchen, ergänzen Sie die Karriereinformationen und die offene Stelle. Weitere digitale Funktionen folgen, sobald die dazugehörigen Abläufe geklärt sind.

Planen Sie Pflege und laufende Kosten mit ein

Benennen Sie eine Person, die Änderungen sammelt und veröffentlicht, sowie eine Vertretung. Dafür braucht es einen klaren Auftrag und eingeplante Arbeitszeit. Die Websitepflege sollte nicht beiläufig an einer MFA hängen bleiben, die ohnehin die Anmeldung betreut.

Klären Sie mit Ihrer Websitebetreuung, welche Änderungen Sie selbst vornehmen können und wer technische Wartung, Updates und Wiederherstellung übernimmt. Vergleichen Sie bei Angeboten sowohl Einrichtungskosten als auch laufende Ausgaben für Hosting, Wartung und zusätzliche Dienste.

Prüfen Sie in festen Abständen die Kontaktwege, Links und Stellenangebote. Änderungen wie Urlaub, besetzte Stellen oder neue Sprechstunden sollten unmittelbar in den Pflegeablauf eingehen. Auch die Zugänge zur Domain und zur Website müssen der Praxis verfügbar bleiben.

Berücksichtigen Sie Datenschutz und Zugänglichkeit von Anfang an

Zum Betrieb gehören ein passendes Impressum und verständliche Datenschutzinformationen. Welche Angaben und Prüfungen nötig sind, hängt auch von Ihrer Praxisform und den verwendeten Diensten ab. Die allgemeinen Informationspflichten regelt § 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes.

Klären Sie vor der Veröffentlichung die Nutzungsrechte an Texten und Fotos sowie die freiwillige Einwilligung abgebildeter Teammitglieder. Bei Einwilligungen im Beschäftigungsverhältnis ist die Freiwilligkeit besonders zu berücksichtigen; Hinweise dazu enthält § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes. Für Aussagen zu Leistungen und Behandlungen sind außerdem die Werberegeln Ihrer zuständigen Ärztekammer zu berücksichtigen. Ein Beispiel ist § 27 der Berufsordnung der Ärztekammer Nordrhein.

Achten Sie auf gut lesbare Texte, ausreichende Kontraste, verständliche Links und beschriftete Formularfelder. Lassen Sie auch die Bedienung per Tastatur prüfen. Ob zusätzliche Pflichten aus dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz greifen, muss anhand Ihres konkreten Angebots und möglicher Ausnahmen beurteilt werden. Das BFSG gilt nicht pauschal für jede Praxiswebseite.

Prüfen Sie Ihre Website mit den Augen der Menschen, die sie nutzen

Öffnen Sie Ihre Website am Smartphone und gehen Sie zwei Wege durch. Zuerst als MFA, die Ihre Praxis noch nicht kennt. Danach als Patient:in, die eine organisatorische Frage hat.

• Kann eine MFA erkennen, welche Aufgaben und Arbeitsbedingungen Ihre Praxis bietet?
• Sind offene Stellen aktuell und aus dem Menü erreichbar?
• Ist klar, wie der erste Kontakt funktioniert und wer antwortet?
• Finden Patient:innen Terminwege, Vertretung und benötigte Informationen?
• Funktionieren die angebotenen Services, und weiß Ihr Team, wie die Eingänge bearbeitet werden?
• Kann Ihre Praxis wichtige Inhalte zeitnah ändern?

Wählen Sie daraus eine Verbesserung, die Sie im Alltag umsetzen und pflegen können. Wenn häufig nach der Urlaubsvertretung gefragt wird, beginnen Sie mit dieser Information. Wenn eine MFA-Stelle offen ist, hat die aktuelle Stellenseite Vorrang.

Schauen Sie auch auf den Nutzen im Praxisalltag

Notieren Sie vor der Änderung, welches Problem Sie lösen möchten. Beobachten Sie anschließend über einige vergleichbare Arbeitswochen, was sich verändert: Kommen weiterhin dieselben Rückfragen? Müssen digitale Anfragen oft telefonisch nachgeklärt werden? Finden Interessierte den Bewerbungsweg? Besprechen Sie mit Ihrem Team, ob die neue Lösung hilft oder zusätzliche Arbeit erzeugt.

Seitenaufrufe und Klicks auf einen Kontaktbutton zeigen Nutzung. Sie sind noch keine eingegangene Bewerbung oder eingesparte Arbeitszeit. Berücksichtigen Sie beim Vergleich auch Urlaubszeiten und ein verändertes Patientenaufkommen. Eine Verbesserung lässt sich nicht allein der Website zuschreiben, nur weil beides im selben Zeitraum passiert. Nutzen Sie die Beobachtungen, um den nächsten Schritt für Ihre Praxis auszuwählen.