Privatabrechnung: interne Abrechnungsmanagerin oder externer Abrechnungsdienstleister?

In vielen Praxen ist es das gewohnte Bild: die MFA / ZFA macht eine Fortbildung zur Abrechnungsmanagerin und macht seither die Privatabrechnung nebenbei mit. Doch ist das immer sinnvoll?

In einem hektischen Praxisalltag fallen neben zahlreichen Patienten noch viele administrative Dinge an. Nicht nur deshalb setzen viele Mediziner bei der Privatabrechnung lieber auf externe Abrechnungsunternehmen. Denn die Abrechnung von Privatleistungen (für Privatpatienten oder Selbstzahler), das Nachhalten von Geldeingängen, das eventuelle Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen bis hin zum Inkasso sind allesamt zeitraubende Tätigkeiten, die in der Arztpraxis viel Zeit binden – die an anderer Stelle dann wieder fehlt.

Auf der anderen Seite schätzen viele Ärzte die Nähe des eigenen Personals zu den Patienten und wollen auch die Privatliquidation aus einer Hand erledigt wissen. Spätestens im Falle eines urlaubs- oder krankheitsbedingten Ausfalls der internen Abrechnungsmanagerin stellt sich jedoch die Frage der Vertretungsmöglichkeiten. Im schlimmsten Fall muss die Privatabrechnung während des gesamten Ausfalls liegenbleiben.

Eine weitere wichtige Fragestellung für die Entscheidung „interne oder externe Abrechnung“ ist das Thema Weiterbildung.

Das Wissen um die neuesten Entwicklungen und Entscheidungen rund um die Abrechnung nach der GOÄ und GOZ ist unabhängig davon, ob die Entscheidung für eine interne oder externe Lösung fällt, essentiell. Die Mitarbeiter von Abrechnungsbüros werden permanent weitergebildet. Eine entsprechende Möglichkeit müssten interne Abrechnungsmanagerinnen ebenso erhalten, um dauerhaft eine korrekte Privatabrechnung vornehmen zu können und stets am Puls der Zeit zu bleiben.

Nachfolgend haben wir die Vor- und Nachteile der internen und externen Abrechnung für Sie zusammengestellt:

• Patientennähe
• Arzt und Abrechnungsmanagerin nutzen gleiche Praxissoftware
• Vertrauen zwischen Arzt und Abrechnungsmanagerin

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• Fixgehalt unabhängig vom Abrechnungsaufkommen
• Herausforderungen bei Urlaub, Krankheit und Abwesenheiten
• Zeit für Fortbildungen muss gewährleistet werden
• Zusatzkosten für Fortbildungen
• Gefahr von zu defensivem Vorgehen bei Zahlungsrückständen von Patienten

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Bei den nachfolgenden Vor- und Nachteilen der externen Abrechnung können die Leistungen wahlweise von einem kleinen Abrechnungsbüro bis hin zu einer großen Abrechnungsstelle durchgeführt werden.

• ganzjährig verfügbar
• keine Ausfälle wegen Urlaub, Krankheit oder Schwangerschaft
• private Abrechnung erfolgt je nach Auftragsvolumen (auch stundenweise Abrechnung)
• regelmäßige Fortbildungen ohne Praxisausfall
• Kenntnis aktueller Richtlinien und Gesetzesänderungen
• Berufserfahrung
• konsequente Leistungsabrechnung gegenüber Patienten
• umfangreiches Forderungsmanagement mit Mahnwesen und Inkasso
• hohe Patientenzufriedenheit, da Teilzahlungen ermöglicht oder verlängerte Zahlungsfristen eingeräumt werden können
• Honorarausfallschutz möglich
• schnelle und direkte Erhöhung der Liquidität durch Vorfinanzierung

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• keine Patientennähe
• kein Teil des Praxisteams

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Doch wie findet man die passende Abrechnungsstelle für die eigene Praxis?

Der Markt der Abrechnungsdienstleister ist stark fragmentiert und äußerst intransparent. Über 100 Dienstleister – von winzigen Abrechnungsbüros bis zu großen Abrechnungszentren – sind am Markt aktiv. Darüber hinaus fällt auf, dass so gut wie kein Anbieter Konditionen veröffentlicht. Bei jedem potenziellen Anbieter müsste demnach individuell angefragt, zahlreiche Daten preisgegeben und Angebote angefordert werden. Diese Angebote miteinander zu vergleichen kann mitunter auch eine Herausforderung darstellen, da unterschiedlichste Kostenmodelle im Markt verbreitet sind.

Deutlich einfacher sind online Vergleichsrechner für Abrechnungsstellen. Vergleichsplattformen wie abrechnungsstelle.com bieten einen kostenlosen und unverbindlichen Vergleich passender Dienstleister. Mit nur wenigen Angaben lassen sich in dem Vergleichsrechner für Abrechnungsstellen dutzende Anbieter nach eigenen Kriterien miteinander vergleichen.

So kann zwischen einfacher Honorarabrechnung, Vorfinanzierung oder Factoring, bei dem die Abrechnungsstelle das durch die Vorfinanzierung entstehende Ausfallrisiko übernimmt, unterschieden werden.

Unterschiedliche Dienstleistungsarten der Abrechnungsstellen

Honorarabrechnung

Honorarabrechnung bezeichnet die Übernahme der Privatliquidation durch einen Abrechnungsdienstleister, der die Honorare von den Patienten einfordert und diese in der Regel ein bis zwei Mal im Monat an die Arztpraxis auszahlt. Die Auszahlung findet stets statt, nachdem der Patient seine Rechnung an die Abrechnungsstelle beglichen hat.

Ausfallrisiko: verbleibt beim Arzt
Kosten: günstigste Abrechnungsform

Vorfinanzierung

Bei der Honorarabrechnung mit Vorfinanzierung (unechtes Factoring) werden die Honorare – unabhängig von deren Begleichung durch den Patienten – innerhalb einer vertraglich definierten Zeitspanne an die Arztpraxis ausbezahlt (z.B. 7 Tage, 30 Tage oder sofort). Durch die finanzielle Vorleistung der Abrechnungsstelle entsteht der Arztpraxis ein Liquiditätsvorteil. Eventuell später auftretende Zahlungsausfälle werden der Praxis in Abzug gebracht.

Ausfallrisiko: verbleibt beim Arzt
Kosten: in der Regel teurer als Honorarabrechnung und günstiger als Factoring

Factoring

Factoring, auch echtes Factoring genannt, schließt die Zahlungsausfall-Lücke und fängt das sogenannte Delkredererisiko auf. Die Arztpraxis lagert die Privatliquidation aus, erhält die Liquidität vorab und eventuelle Zahlungsausfälle gehen nicht zu Lasten der Praxis.

Ausfallrisiko: geht auf Abrechnungsstelle über
Kosten: teuerste Abrechnungsform

Letztlich bleibt es eine sehr individuelle Entscheidung, ob die Privatabrechnung intern oder extern durchgeführt wird. Bei der Entscheidung spielen nicht zuletzt Kriterien wie die Größe der Praxis, die Fachrichtung, der Anteil der privaten Honorare eine wesentliche Rolle. Und sowohl für die praxisinterne als auch eine externe Lösung gibt es Vor- und Nachteile. Eine interne Praxismanagerin sollte stets genügend Freiräume für Fortbildungen bekommen, um die sich ständig verändernden Marktgegebenheiten verinnerlichen zu können. Auch für Ausfallzeiten sollte eine Vertretungsregelung geschaffen sein.

Soll auf einen externen Dienstleister gesetzt werden, so ist ein umfangreicher Marktvergleich von Kosten und Leistungen der Abrechnungsstellen unerlässlich. Auch für die temporäre Vertretung von internen Abrechnungsmanagerinnen stehen Abrechnungsdienstleister zur Verfügung.