Onboarding für MFA & ZFA
Ein gelungener Einarbeitungsprozess in der Arztpraxis
Der Einstieg in einen neuen Job fühlt sich für viele MFA & ZFA wie eine Prüfung an. Die Zweifel, ob man die Probezeit besteht und wirklich ins Team passt, sind groß. Dabei ist es vielmehr eine Prüfung für Sie als neuer Arbeitgeber. Denn Statistiken zeigen, 18 % der Neueinstellungen kündigen von sich aus in den ersten 100 Tagen nach dem Start im neuen Job (Quelle: Softgarden).
Die Statistiken belegen auch, dass Unternehmen mit einem guten Einarbeitungsplan wesentlich motiviertere Mitarbeitende haben und weniger Kündigungen innerhalb der Probezeit verschmerzen müssen.
Als Onboarding bezeichnet man den Prozess, bei dem neue Mitarbeitende in die Arbeitsumgebung eines Unternehmens eingeführt werden. Die/Der MFA / ZFA wird quasi “an Bord” geholt. Hierbei geht nicht nur um die fachliche Einarbeitung, sondern vielmehr um die soziale Integration ins Team, damit der/die neue MFA / ZFA sich schnell in seiner/ihrer Rolle zurechtfindet, effektiv im Praxisalltag mitarbeiten kann und vor allem als Teammitglied lange und zufrieden der Arzt- bzw. Zahnarztpraxis treu bleibt.
Hier sind einige Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeiter-Onboarding in der Praxis:
Vertragsunterschrift – Der Anfang für ein gutes Onboarding
Sobald ein Arbeitsvertrag unterzeichnet wurde, befinden sich neue MFA / ZFA in der Preboarding-Phase. Damit ist die Zeit bis zum ersten Arbeitstag gemeint. Auch hier springen Neulinge häufig ab, wenn ein vermeintlich besseres Angebot aufkommt.
Lassen Sie neue Mitarbeitende deshalb in dieser Phase nicht alleine. Geben Sie einen kurzen Ausblick, was bis zum Arbeitsbeginn von Ihrer Seite aus passieren wird. Halten Sie Kontakt via E-Mail und geben Informationen preis, die für neue MFA / ZFA wichtig sind, z.B.: Welche Kleidung sollte getragen werden? Wann und bei wem sollen sich die Neuen am ersten Tag melden? Welche Dokumente oder Informationen (z.B. für Lohnsteuerbüro) sollen am ersten Tag mitgebracht werden?
Auch kleine Willkommensgeschenke, die vorab verschickt werden, sind eine tolle Überraschung und heben Sie als attraktiven Arbeitgeber von anderen Praxen ab.
Versuchen Sie, neue KollegInnen schon vor dem ersten Tag ins Team zu integrieren. Laden Sie die Neuen ein, wenn Mitarbeiter-Events geplant sind, auch wenn es nur ein kleines Get-together nach Feierabend ist.
Geben Sie eine Kontaktperson bekannt, bei der sich die Neulinge bei aufkommenden Fragen melden können.
Ein “Onboarding-Buddy” als Starthilfe
Besonders am Anfang haben neue MFA / ZFA in der Praxis viele Fragen zu den Abläufen, den medizinischen Geräten, wo finde ich was, etc.. Nichts ist schlimmer, als wenn Teammitglieder sich in dieser Phase des Ankommens und Zurechtfindens allein gelassen fühlen. Ohne feste Kontaktperson trauen sich die Neuankömmlinge oftmals nicht, Fragen zu stellen, fühlen sich nicht gesehen und sind vielleicht schnell überfordert.
Geben Sie neuen Teammitgliedern immer einen Onboarding-Buddy an die Seite. Am besten eine Person, die schon länger in der Praxis arbeitet, sich auskennt und die Muse hat, Fragen zu beantworten. Ein Onboarding-Buddy ist die Vertrauensperson für Ihren Neuling und hilft, sich in der ersten Zeit schneller zurechtzufinden und dazugehörig zu fühlen. Auch hier wächst die Wertschätzung. Räumen Sie Buddy und Mentee zu Beginn etwas freie Zeit ein, damit in Ruhe und ohne Zeitdruck erklärt und gezeigt werden kann.
Checklisten und Arbeitsanweisungen geben Sicherheit
Ein strukturierter Einarbeitungsplan mit allen anfallenden Arbeitsabläufen, Aufgaben, Prozessen, Geräten und Informationen, die man als Neuling in Ihrer Praxis kennen muss, ist die Basis für eine erfolgreiche fachliche Einarbeitung.
Legen Sie todos fest, die in den ersten Tagen, Wochen, Monaten auf die neuen MFA / ZFA zu kommen. Das gibt beiden Seiten einen guten Überblick und einen Fahrplan.
Wenn Sie ein aktuelles QM-System etabliert haben, können Sie die dortigen Arbeitsanweisungen und Checklisten gut in den Einarbeitungsplan integrieren. Neue Teammitglieder haben so die Möglichkeit, bei Unsicherheit jederzeit nachzulesen.
Der Onboarding-Buddy steht auch hier begleitend zur Seite, um in einzelne Programme und Geräte einzuführen und bei Bedarf im Praxisalltag mögliche Fragen direkt persönlich zu klären.
Ergänzend bieten Schulungen, intern oder extern, den tieferen Durchblick. Vor allem bei fachfremden MFA, ZFA oder QuereinsteigerInnen helfen Fortbildungen, um Fachwissen zu vermitteln. Das bestehende Team wird zudem etwas entlastet in der Wissensvermittlung.
Somit ergibt sich ein ganzheitlicher Einarbeitungsplan mit Übersicht, Einfachheit und Planbarkeit für alle Beteiligten. Ihre neuen Teammitglieder werden es Ihnen danken mit einer motivierten Arbeitseinstellung und einer besseren und schnelleren Teilnahme am Praxisalltag.
Vertrauen aufbauen und ins Team integrieren
Einer der häufigsten Gründe für einen Jobwechsel bei MFA bzw. ZFA ist ein nicht funktionierendes Team. Deshalb sollten neue MFA / ZFA so früh wie möglich in die Gruppe integriert werden. Wie bereits erwähnt, können Sie schon beim Preboarding damit starten und zu Events einladen.
Geben Sie Neulingen die Gelegenheit, das Team im kleinen Kreis kennenzulernen, z.B. durch gemeinsame Pausen mit einzelnen Personen im Rotationsprinzip. Beim Mittagessen oder einem Kaffee zwischendurch herrscht eine ungezwungene Atmosphäre, um sich zu “beschnuppern”.
Vereinbaren Sie zwischen neuen Teammitgliedern und deren Vorgesetzten regelmäßige Check-ins. Diese kurzen 15-minütigen Meetings (z.B. im zwei-Wochen-Rhythmus) geben die Möglichkeit zum Austausch, Kennenlernen und vermitteln das Gefühl (an)gehört zu werden. Auch hier punkten Sie wieder bei der Wertschätzung und im Vertrauensaufbau. Geben Sie Feedback, um den neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich zu verbessern und zu lernen. Loben Sie Fortschritte und fragen Sie aktiv nach Gegenfeedback und Verbesserungsvorschlägen, um selbst auch immer ein kleines bisschen besser zu werden.
Zusammenfassend erleichtert ein gut vorbereiteter Onboarding-Plan Ihrem bestehenden Team und den neuen MFA bzw. ZFA den Start und Sie legen den Grundstein für eine langfristige und zufriedene Zusammenarbeit miteinander.