Kartenzahlung in der Praxis: Warum sie oft Mehrarbeit macht und wie Du den Überblick behältst

Immer mehr Patient:innen möchten am Empfang mit Karte oder Smartphone bezahlen, etwa für Individuelle Gesundheitsleistungen, ein Attest oder direkt nach einer privaten Behandlung. Für die Praxis klingt das erst einmal bequem: Das Geld ist sofort da, und niemand muss auf eine Überweisung warten.

Im Alltag sorgt die Kartenzahlung aber oft für zusätzliche Arbeit. Der Grund: Das Kartenterminal und die Praxissoftware wissen nichts voneinander.

Wo es bei der Kartenzahlung hakt

In vielen Praxen läuft die Kartenzahlung über ein eigenes Terminal mit eigener App. Daraus ergeben sich typische Probleme:

• Doppelte Erfassung: Jede Kartenzahlung muss von Hand ins Praxissystem zurückgebucht werden, damit die Rechnung dort als bezahlt gilt.
• Schwierige Zuordnung: Zahlungsdienstleister zahlen Kartenumsätze meist gesammelt und abzüglich Gebühren aus. Auf dem Kontoauszug steht dann eine Summe für viele Zahlungen, nicht die einzelne Rechnung.
• Falsche Mahnungen: Wurde eine Kartenzahlung nicht verbucht, gilt die Rechnung weiter als offen. Im schlimmsten Fall bekommt jemand eine Mahnung, der längst bezahlt hat.
• Verstreute Informationen: Kartenzahlungen stehen in der App des Terminals, Überweisungen auf dem Praxiskonto und offene Rechnungen in der Praxissoftware.

Das Problem ist selten die Kartenzahlung selbst, sondern dass sie getrennt vom Rest der Abrechnung läuft.

Warum alle Zahlungen in einen Überblick gehören

Für die Abrechnung spielt es keine Rolle, ob jemand mit Karte zahlt oder überweist. Wichtig ist, dass Du auf einen Blick siehst, welche Rechnungen bezahlt sind und welche noch offen. Erst dann lassen sich Mahnungen sicher verschicken, Rückfragen schnell beantworten und der Monatsabschluss ohne langes Suchen erledigen.

Beispiel: Kartenzahlungen und Überweisungen stehen in derselben Liste wie die offenen Rechnungen. So ist sofort klar, wer schon bezahlt hat.

So behältst Du den Überblick

• Kartenzahlungen am selben Tag ins Praxissystem übertragen, nicht erst am Monatsende.
• Zu jeder Kartenzahlung die Rechnungsnummer oder den Namen notieren.
• Vor jeder Mahnung prüfen, ob die Rechnung vielleicht schon vor Ort bezahlt wurde.
• Die Auszahlungen des Zahlungsdienstleisters regelmäßig mit den einzelnen Kartenzahlungen abgleichen.

Fazit

Kartenzahlung ist für Patient:innen bequem und für die Praxis gut, weil das Geld sofort da ist. Damit sie nicht zur Mehrarbeit wird, sollten Kartenzahlungen und Rechnungen an einem Ort zusammenlaufen: mit klaren Abläufen im Team oder mit einer Software, die beides verbindet.