Berufsbild für MFA & ZFA –Office ManagerIn
Nach meiner aktiven Zeit als MFA in Arztpraxen habe ich bei einem Startup aus dem Bereich Digital Health als Office Managerin gearbeitet. Das Aufgabenfeld war sehr umfassend und abwechslungsreich. Die Aufgaben reichten von Telefonaten, Postbearbeitung, Dokumentenverwaltung bis Management von Einarbeitungen von neuen Mitarbeitern, Unterstützung der Personalabteilung, Verlängerung des Büromietvertrags, Kontrolle der Brandschutzmaßnahme etc. Also wirklich vielfältig und oft herausfordernend.
Als MFA bringt man bereits sehr gute Organisations- und Koordinationsfähigkeiten mit. Auch meine offene Art mit anderen Mitarbeitern oder externen Stakeholdern umzugehen, war ein wesentlicher Pluspunkt für diese Rolle.
Wenn dir der Bereich Office Management Spaß macht, kannst du mutig sein und den Sprung als Quereinsteiger:in wagen. Auch andere Branchen außerhalb des Gesundheitswesen haben attraktive Stellen für Office Manager.
Man kann alles Lernen, was man jetzt noch nicht beherrscht. Wichtig ist, dass du Spaß an der Arbeit hast, multitasking dir leicht fällt, du mitdenkst und gut “abarbeiten” kannst. Da das Office Management auch sehr digital ist, solltest du bereit sein dir diverse Tools anzueignen, die dir deinen Arbeitsalltag erleichtern. Ich habe viel mit Asana, Google Docs und spezifischen Onlinetools, z.B. für die Buchhaltung, gearbeitet.
Außerdem hilft es, wenn du kreativ bist und in Lösungen denkst. Im Office Alltag werden dich häufig ad hoc-Aufgaben erwarten, obwohl du eigentlich gerade an etwas anderem dran warst. Kennst du aber sicher aus dem Praxisalltag 😉 Kleinere und größere Probleme von Kolleg:innen werden schnell durch deine Hilfe gelöst und du bist ständig dabei, Arbeitsabläufe für das Office zu optimieren.
Man kann sich in diesem Bereich wirklich wohlfühlen, herausfordern und viele Erfolge feiern.
Wenn du dich sicherer fühlen möchtest, gibt es auch Fortbildungen für Office Manager. Aber in der Regel wirst du dies nicht benötigen, sondern kannst mit deinen bisherigen Aufgaben in der Praxisorganisation überzeugen. Der Rest ist learning by doing.
Aufgaben
- Planen von Besprechungen und Terminen innerhalb des Büros
- Bestellungen von Büromaterialien
- Verantwortlich für Bürowartungs- und -reparaturarbeiten
- Postein- und ausgangsbearbeitung
- Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
- Erledigungen von Besorgungen und Einkäufen
- Vorantreiben eines guten Büro- und Arbeitsklimas
- Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, um die Bürorichtlinien bei Bedarf zu aktualisieren
- Organisieren der Büroabläufe und -verfahren
- Absprache mit der IT-Abteilung zu allen technischen Angelegenheiten
- Sicherstellen, dass alle Artikel pünktlich in Rechnung gestellt und bezahlt werden
- Verwalten von Verträgen und Preisverhandlungen mit Anbietern, Dienstleistern und Bürovermietern
- Verwalten des allgemeinen Verwaltungsbudgets und für eine genaue und zeitnahe Berichterstattung sorgen
- Allgemeine Unterstützung von Besuchern, Kunden etc.
- Unterstützung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeiter
- Beantworten von Mitarbeiteranfragen zu Büroverwaltungsangelegenheiten (z. B. Büromaterialien, Hardware und Reisearrangements)
- Zusammenarbeit mit Facility-Management-Anbietern, einschließlich im Bereich Reinigung, Catering und Sicherheit
- Planen interner oder externer Aktivitäten wie Partys, Feiern und Konferenzen
Gehalt
Das Gehalt als Office ManagerIn liegt zwischen 3.169 € bis 4.882 € brutto, je nach Region, Berufserfahrung und Branche (Quelle).