Quereinsteiger in der Arztpraxis
5 Tipps für die Einstellung und Einarbeitung
Nahezu jede Praxis sucht aktuell nach einer/m MFA / ZFA und wird dabei nicht immer fündig. Eine Möglichkeit, um den Bewerberpool deutlich zu erhöhen, ist die Berücksichtigung von QuereinsteigerInnen.
Damit die Einstellung von QuereinsteigerInnen aber zu einem langfristigen und vor allem zufriedenen Arbeitsverhältnis für beide Seiten führt, sollten Sie zuvor ein paar Faktoren klären.
Arztpraxis als Arbeitgeber – Was die Praxis bei QuereinsteigerInnen attraktiv macht
Punkten können Arzt- und Zahnarztpraxen bei QuereineinsteigerInnen aus dem Gast- und Hotelgewerbe, aber auch aus dem Krankenhausbereich, vor allem mit geregelten Arbeitszeiten und dem Wegfall von Wochenend- und Feiertagsschichten. Außerdem bieten Sie einen sicheren Arbeitsplatz, den MitarbeiterInnen aus anderen Branchen spätestens seit Corona sehr zu schätzen wissen.
Worauf Sie bei der Einstellung von QuereinsteigerInnen achten sollten
Die Stellenbeschreibung
Evaluieren Sie zunächst, für welche Position Sie Personal suchen. Welche Aufgaben soll die neue Person übernehmen? Wo muss Ihr Praxisteam entlastet werden? Die Erarbeitung der Rollenbeschreibung besprechen Sie idealerweise im Team. Ihr Praxisteam weiß am besten, wo sie Unterstützung im Praxisalltag brauchen.
Wenn Sie Personal für die OP Assistenz oder in der Funktionsdiagnostik benötigen, kommen QuereinsteigerInnen ohne Ausbildung aus einem medizinischen Umfeld nicht in Frage. Der Aufwand der Einarbeitung wäre zu groß und zeitaufwändig. Hier können Sie aber in Ihrer Stellenanzeige Gesundheits- und KrankenpflegerInnen, OTA's, MTA's, etc. als QuereinsteigerInnen ansprechen.
Typische Aufgaben für QuereinsteigerInnen
Es gibt einige Aufgaben im Praxisalltag, die sehr gut von QuereinsteigerInnen aus medizinfremden Branchen übernommen werden können.
- PatientInnen empfangen und aufnehmen
- Sprechstundenorganisation
- Terminvergabe
- Telefondienst
- Bestellungen, Materialverwaltung
- Back Office Aufgaben, wie z.B. Postein- und ausgang, Emails beantworten, Arztbriefe schreiben, Scannen, etc.
- Unterstützung in der Abrechnung oder im QM
Das Profil von QuereinsteigerInnen für die Arztpraxis / Zahnarztpraxis
Wenn Sie wissen, welche Aufgaben in Ihrer Praxis anfallen und von QuereinsteigerInnen übernommen werden können, fragen Sie sich als nächstes, welches berufliche und persönliche Profil gut darauf passt.
Welche Fähigkeiten braucht jemand, um den Job erfolgreich auszuführen? Für eine Position in der Anmeldung sollten Sie nach Personen suchen, die bereits ähnliche berufliche Erfahrung an einer Anmeldung, Rezeption oder einem anderen Empfangsbereich gemacht haben.
Prädestiniert dafür sind Personen aus der Hotelbranche, dem Gastgewerbe und dem Servicebereich. Sie sind es gewohnt freundlich und zuvorkommend mit Gästen umzugehen. Auch bei unfreundlichen und schwierigen Gästen bleiben sie souverän und gelassen.
Für Aufgaben im Bereich Back Office und Telefon eignen sich Menschen mit Berufserfahrungen aus dem Büro, Callcenter oder Kundendienst.
Wichtige Softskills von QuereinsteigerInnen
Engagement, Interesse und Flexibilität sind wichtige Qualitäten von KandidatInnen und häufig mehr Wert als eine bestimmte Ausbildung. Versuchen Sie im Vorstellungsgespräch herauszufinden, was die Motivation von BewerberInnen auf Ihrer freien Stelle ist. Warum möchte jemand den Quereinstieg in eine Praxis wagen? Und wo sieht sich diese Person in den nächsten Jahren? Was ist ihr Ziel?
So können Sie heraushören, ob ein/e KandiatIn zu Ihrer Praxis passt und die nötige Motivation mitbringt, um sich in ein neues und komplexes Aufgabenfeld einzuarbeiten. Wichtig ist, dass Sie als ArbeitgeberIn den neuen MitarbeiterInnen (übrigens auch denjenigen, die schon länger in Ihrer Praxis arbeiten) eine Perspektive und Entwicklungsmöglichkeiten bieten, damit Sie langfristige, zufriedene MitarbeiterInnen haben.
Potenzielle KandidatInnen sollten offen, kontaktfreudig und kommunikativ sein. Sie wünschen sich Menschenkontakt und können empathisch auf kranke PatientInnen eingehen.
Beziehen Sie bei der Personalauswahl auch das Praxisteam ein. Denn es ist genauso wichtig für den Praxiserfolg, dass der / die neue QuereinsteigerIn gut ins Team passt und von Ihren MFA / ZFA akzeptiert wird.
So klappt es mit der Einarbeitung von QuereinsteigerInnen
Wenn Sie erfolgreich eine/n QuereinsteigerIn für Ihre Praxis gewinnen konnten, geht es als nächstes an eine gute Vorbereitung für die neuen Aufgaben im Praxisalltag. Unterschätzen Sie nicht die Macht einer gelungenen Einarbeitung bei der Mitarbeiterzufriedenheit. Andersherum ist eine schlecht umgesetzte Einarbeitung ein Garant für vorzeitige Kündigungen.
Eine Einarbeitung findet immer auf drei Ebenen statt:
Fachlich: Klare Aufgabenstellung, klare Rollenverteilung und Verantwortungsbereich, Fortbildung, Einarbeitungsplan, Pate/ Patin bestimmen
Sozial: Im Team und bei Vorgesetzten integrieren
Kulturell: Identifikation mit der Praxis und ihren Unternehmenszielen, Sinnhaftigkeit der Aufgaben verständlich machen, durch regelmäßige Feedbackgespräche die MitarbeiterInnen verstehen und Bindung aufbauen
Erstellen Sie, gerne gemeinsam als Praxisteam, einen Einarbeitungsplan. Dieser Plan sollte alle drei Ebenen berücksichtigen. Achten Sie auch darauf, einen gesonderten Einarbeitungsplan für QuereinesteigerInnen zu entwickeln, der angepasst auf den Aufgaben- und Prozessbereich basiert. Wichtig dabei ist, neuen Teammitgliedern, egal ob ausgebildete MFA oder QuereinsteigerIn, immer einen “Onboarding-Buddy” an die Seite zu stellen. Diese Bezugsperson ist gerade in der Anfangszeit der zentrale Anlaufpunkt für neue Mitarbeitende bei fachlichen Fragen, informellen Sachverhalten, z.B. über einzelne Teammitglieder und interne Kodexe sowie Vertrauensperson bei Problemen.
Idealerweise bereiten Sie QuereinsteigerInnen durch eine Fortbildung auf den neuen Aufgabenbereich vor. Durch spezielle Fortbildungen für QuereinsteigerInnen erlernen die neuen KollegInnen alle Grundlagen, die wichtig in der Arztpraxis oder Zahnarztpraxis sind. Medizinische Terminologie, Abrechnungsgrundlagen, Formularwesen, Hygienestandards, Datenschutzgrundlagen, der richtige Umgang mit PatientInnen und das Erkennen von medizinischen Notfällen.
Fortbildungen für QuereinsteigerInnen können auch bereits vor dem eigentlichen ersten Arbeitstag angetreten werden. Sie erleichtern dadurch enorm den Aufwand für das restliche Praxisteam, was die Einarbeitung und vor allem die Vermittlung von Grundlagenkenntnissen in der Arzt- oder Zahnarztpraxis angeht.
Auch Tagesveranstaltungen zum Thema Terminmanagement, Abrechnung oder Praxismanagement sind für QuereinsteigerInnen in der Anfangsphase sehr sinnvoll. Eine mögliche Auswahl an geeigneten Fortbildungen finden Sie in unserem Fortbildungskatalog.
Außerdem können Sie die Einarbeitungszeit von QuereinsteigerInnen so um einiges verkürzen. Dennoch sollten Sie von ca. 6 Monaten Einarbeitungszeit ausgehen, damit das neue Teammitglied auf allen Ebenen gut angekommen ist und mehr und mehr in seinem Verantwortungsbereich selbstständig und effizient arbeitet.
Nach und nach können QuereinsteigerInnen bei Interesse und Eignung auch in medizinische Aufgaben eingearbeitet werden oder eine Umschulung zur MFA / ZFA starten. Viele Fort- und Weiterbildungen sind zudem förderfähig für Ihre Praxis. Die Fortbildungsanbieter können Ihnen dazu mehr Informationen geben.
Fazit zum Thema Einstellung von QuereinsteigerInnen in Arzt- und Zahnarztpraxen
Wenn Sie die offene Position mit ihren Aufgaben und Verantwortlichkeiten gut evaluiert haben, wissen Sie, nach wem Sie suchen müssen und welche Qualifikationen und Softskills geeignete KandidatInnen mitbringen müssen. Je nach Aufgabenbereich kommen QuereinsteigerInnen aus anderen Branchen in Frage und können den Praxisalltag entlasten sowie mit ihren bisherigen Berufserfahrungen bereichern. Mit Ihren Vorzügen als Arbeitgeber aus dem Gesundheitswesen und einer attraktiven Stellenanzeige lassen sich geeignete BewerberInnen finden. Auch auf MFA mal anders haben wir mit unserer Stellenbörse bereits viele QuereinsteigerInnen mit Arztpraxen zusammengebracht.