Praxiswissen

Impfmanagement in der Arztpraxis: Was MFA vom Impfstatus bis zum Recall organisieren

Impfkalender lesen, Impfpässe prüfen, den Impfstoff-Kühlschrank kontrollieren und an Termine erinnern: So läuft das Impfmanagement in der Praxis, was Du übernimmst, was ärztlich bleibt und was Du tust, wenn die Kühlkette unterbrochen war.
ca. 12 Min. Lesezeit
Eine leitende MFA zeigt einer jüngeren Kollegin am geöffneten Impfstoff-Kühlschrank, wie sie die Temperatur abliest und ins Protokoll einträgt

In vielen Praxen kümmern sich MFA um das Impfmanagement: Sie prüfen Impfpässe, halten den Impfstoff-Kühlschrank im Blick, bestellen nach und erinnern an Folgetermine. Die Ständige Impfkommission (STIKO) beschreibt diese Rolle ausdrücklich. Ein gut eingespieltes Impfmanagement trägt laut STIKO dazu bei, dass mehr Menschen geimpft werden.[1] Wie viel dabei schiefgehen kann, zeigt eine 2019 veröffentlichte Studie aus 64 deutschen Hausarztpraxen. Von 75 Impfstoff-Kühlschränken hielten nur 32 Prozent eine Woche lang durchgehend die richtige Temperatur.[14]

Dieser Artikel geht den Ablauf Schritt für Schritt durch, vom Impfkalender über den Impfpass und den Kühlschrank bis zur Dokumentation und zur Erinnerung an Folgetermine. Kühlschrank-Regeln, Impfpass-Check und ein Temperaturprotokoll gibt es auch als Spickzettel.

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Worauf dieser Artikel beruht

Grundlage sind die STIKO-Empfehlungen 2026 (Epidemiologisches Bulletin 4/2026 vom 22. Januar 2026) und ihre Aktualisierung zu COVID-19 vom Juli 2026, § 22 des Infektionsschutzgesetzes und die FAQ des Robert Koch-Instituts zu Aufklärung und Dokumentation (Stand Februar 2026). Die STIKO veröffentlicht ihre Empfehlungen jedes Jahr neu und ändert sie auch unterjährig. Für das einzelne Präparat gilt immer seine Fachinformation. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung und ersetzt keine Einweisung in Deiner Praxis.

Wer macht was: Das machst Du, das bleibt ärztlich

Ein eigenes Impfrecht haben MFA nicht. Das Infektionsschutzgesetz sagt: „Zur Durchführung von Schutzimpfungen ist jeder Arzt berechtigt.“[5] Du arbeitest im Rahmen der Delegation. Ob und an wen eine Aufgabe delegiert wird, entscheidet die Ärztin oder der Arzt, die oder der Dich auch auswählen, anleiten und überwachen muss.[10]

Das machst DuDas bleibt ärztlich
Impfstatus: Impfpass anfordern, Einträge erfassen, Lücken markieren, einen Impfplan vorbereiten und die Ärztin oder den Arzt auf Lücken hinweisen[1]Impfanamnese und die Entscheidung, was in welcher Reihenfolge geimpft wird[1] [9] [10]
Gespräch: Über ausstehende Impfungen informieren, Infomaterial aushändigen, zur Impfung motivieren[1]Aufklärung im Gespräch, Einwilligung einholen, bei Jugendlichen die Prüfung, ob sie selbst einwilligen können[1] [3]
Vorbereitung: Impfausweis oder Impfbescheinigung und Impfstoff vorbereiten[1]Bestätigung des Eintrags im Impfausweis, auch wenn Du geimpft hast[3]
Impfung: Als qualifizierte MFA die Injektion übernehmen, nach ärztlicher Indikationsstellung[1]Indikation, Haftung, Entscheidung über die Delegation[1] [10]
Impfstoffe: Bestand und Verfall kontrollieren, Bestellung vorbereiten[1]Verordnung unterschreiben, Impfstoffe sind verschreibungspflichtig[12]
Kühlschrank: Temperatur prüfen und dokumentieren, eine Abweichung sichern und melden[1] [22]Entscheidung, ob ein Impfstoff nach einer Abweichung noch verwendet wird, die Ärztin oder der Arzt haftet für die Lagerung[25]
Recall: Erinnerungen organisieren, wenn eine Einwilligung vorliegt[1]–

Im Alltag hilft eine einfache Sprachregel. Du informierst über Impfungen, die Ärztin oder der Arzt klärt auf und berät. Eine Aufklärung nur über ein Merkblatt ist nicht zulässig, es muss immer Gelegenheit für ein Gespräch geben.[3] Die Aufklärung selbst darf die Ärztin oder der Arzt nicht delegieren.[10]

Wobei Du helfen kannst, nennt die Delegationsvereinbarung der KBV und der Krankenkassen. Du unterstützt dabei, standardisierte Informationsmaterialien zu vermitteln und zu erläutern. Die Ärztin oder der Arzt prüft das später und ergänzt es bei Bedarf im Gespräch. Bei den Früherkennungsuntersuchungen von Kindern und Jugendlichen kannst Du die Ärztin oder den Arzt bei der Aufklärung der Eltern zu Impfungen unterstützen. Vorher muss ein persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt stattgefunden haben. Als Qualifikation nennt die Vereinbarung die MFA, gegebenenfalls mit dem Curriculum „Prävention im Kindes- und Jugendalter“.[10] Aufklärungsmerkblätter für Impfungen bekommen Praxen kostenlos über das „Forum impfende Ärzte“. Übersetzte Aufklärungsbögen für Menschen, die nicht Deutsch sprechen, stellt das RKI bereit.[3]

Ob und wie Du selbst impfen darfst, steht ausführlich in unserem Artikel zur Injektion unter Dürfen MFA impfen?.

Den STIKO-Impfkalender lesen

Die STIKO-Empfehlungen erscheinen jedes Jahr im Januar im Epidemiologischen Bulletin des Robert Koch-Instituts. Im Praxisalltag sind die kostenlose STIKO-App und ihre Web-Version unter www.STIKO-web-app.de oft schneller. Dort gibt es auch eine Rubrik zu Lieferengpässen.[1]

Zwei Tabellen. Der Impfkalender steht in Tabelle 1A für Kinder unter fünf Jahren und in Tabelle 1B für Kinder ab fünf Jahren, Jugendliche und Erwachsene.[1]

Die Abkürzungen im Kalender:[1]

  • G Grundimmunisierung
  • A Auffrischimpfung
  • S Standardimpfung
  • mAk monoklonale Antikörper, etwa zum Schutz von Säuglingen vor RSV
  • U/J Vorsorgeuntersuchungen für Kinder und Jugendliche

Farbige Felder zeigen den empfohlenen Impfzeitpunkt und den Zeitraum, in dem eine fehlende Impfung nachgeholt werden soll.[1]

Altersangaben genau lesen. „Im Alter von 5 bis 6 Jahren“ heißt: vom 5. Geburtstag bis zum Tag vor dem 7. Geburtstag.[1]

Kategorien in Tabelle 2. Neben dem Kalender teilt die STIKO alle Impfungen in Kategorien ein: S für Standardimpfungen, A für Auffrischimpfungen, I für Indikationsimpfungen bei erhöhtem persönlichem Risiko, B für Impfungen wegen eines beruflichen Risikos und R für Reiseimpfungen.[1]

Unterjährige Änderungen. Die STIKO passt ihre Empfehlungen auch zwischen den Jahresausgaben an. Im Juli 2026 hat sie zum Beispiel die COVID-19-Empfehlung geändert.[2] Prüf deshalb vor jeder Saison, ob es eine neue Fassung gibt. Was in der laufenden Impfsaison gilt, haben wir in unseren News zur Impfsaison zusammengefasst.

Wer zahlt? Gesetzlich Versicherte haben Anspruch auf Schutzimpfungen. Die Einzelheiten legt der Gemeinsame Bundesausschuss in einer Richtlinie fest, auf Grundlage der STIKO-Empfehlungen. Reiseimpfungen sind nur in engen Grenzen eine Kassenleistung, etwa wenn der Auslandsaufenthalt beruflich bedingt ist.[13] [32] Darüber hinaus kann eine Krankenkasse in ihrer Satzung weitere Schutzimpfungen übernehmen, zum Beispiel Reiseimpfungen. Ob das gilt, steht bei der jeweiligen Kasse.[13]

Impfstatus prüfen und Lücken finden

Die STIKO empfiehlt, jeden Praxisbesuch zu nutzen, um den Impfstatus zu prüfen und fehlende Impfungen möglichst bald nachzuholen.[1] Gute Anlässe sind:[1]

  • Früherkennungsuntersuchungen bei Kindern und Jugendlichen (U1 bis U11, J1 und J2), die Mädchensprechstunde (M1) und Vorsorgeuntersuchungen bei Erwachsenen, siehe auch unseren Artikel zu den Früherkennungsuntersuchungen
  • die Behandlung nach einem Unfall oder einer Verletzung
  • der Eintritt in den Kindergarten, Gesundheitsbescheinigungen für Praktika und ein Berufs- oder Stellenwechsel
  • saisonale Anlässe wie Reisen, FSME oder Grippe

Damit der Impfpass zum Termin da ist, kannst Du schon bei der Terminvergabe daran erinnern oder einen Hinweis auf den Terminzettel schreiben.[1]

Der Impfpass-Check in vier Schritten

Laut STIKO kann geschultes Personal den Impfstatus anhand der Einträge im Impfpass erfassen, Impflücken erkennen und bei Bedarf einen Impfplan erstellen.[1] So gehst Du vor:

  1. Einträge erfassen. Notier für jede Impfung Datum und die Krankheit, gegen die geimpft wurde. Beides gehört nach dem Gesetz in jeden Eintrag.[4] Schützt ein Kombinationsimpfstoff gegen mehrere Krankheiten, zählst Du jede einzeln.
  2. Mit dem Impfkalender abgleichen. Welche Impfungen empfiehlt die STIKO für das Alter, und welche fehlen?[1]
  3. Lücken markieren. Fehlt eine Impfung oder ist eine Auffrischung fällig, hältst Du das fest.
  4. Ärztin oder Arzt auf Lücken hinweisen. Liegen die Unterlagen vor, weist Du die Ärztin oder den Arzt auf mögliche Impflücken hin und legst bei Bedarf einen Impfplan als Vorschlag dazu.[1] Ob, was und in welcher Reihenfolge geimpft wird, legt die Ärztin oder der Arzt fest.[1] [10]

Regeln, die beim Prüfen helfen

Jede Impfung zählt. Es gibt grundsätzlich keine zu großen Abstände zwischen Impfungen. Eine über Jahre unterbrochene Grundimmunisierung, etwa gegen Tetanus oder Hepatitis B, wird in der Regel nicht neu begonnen, sondern fortgesetzt. Auch eine verpasste Auffrischung kann nachgeholt werden.[1] Zwei Einschränkungen nennt die STIKO: Der Mindestabstand zwischen vorletzter und letzter Impfung der Grundimmunisierung darf nicht unterschritten werden. Und Impfungen, die nur bis zu einem bestimmten Alter empfohlen sind, etwa Hib, Rotavirus und Pneumokokken bei Säuglingen und Kleinkindern, werden nach dieser Altersgrenze nicht fortgesetzt.[1]

Was nicht dokumentiert ist, gilt als fehlend. Bei fehlender oder unvollständiger Dokumentation geht die STIKO von fehlenden Impfungen aus. Mündliche Angaben zu früheren Impfungen oder Krankheiten wie Masern sind oft unzuverlässig. Eine Ausnahme sind Windpocken, dort sind die Angaben meist verlässlich. In Einzelfällen kann die Ärztin oder der Arzt anders vorgehen.[1]

Fehlende Unterlagen sind kein Grund zu warten. Nach der STIKO ist ein fehlender Impfpass regelmäßig kein Grund, Impfungen zu verschieben oder nicht nachzuholen. Von zusätzlichen Impfungen bei schon bestehendem Schutz geht in der Regel kein besonderes Risiko aus.[1]

Impfpass nicht auffindbar? Dann wird versucht, frühere Impfungen aus ärztlichen Unterlagen zu ermitteln. Auf dieser Grundlage kann ein neuer Impfausweis ausgestellt werden.[1] Impfungen, die anderswo gegeben wurden, darf jede Ärztin, jeder Arzt und jede Apothekerin oder jeder Apotheker nachtragen, wenn eine frühere Impfdokumentation vorgelegt wird.[4] MFA nennt das Gesetz dabei nicht. Du kannst die Nachtragung vorbereiten, bestätigen muss sie die Ärztin oder der Arzt.

Impfstoffe richtig lagern

Impfstoffe sind empfindlich. Sie müssen vor Wärme und Licht geschützt werden, aber auch vor Frost.[1] Die STIKO nennt dafür diese Regeln:[1]

  • Eigener Kühlschrank, der nur für Impfstoffe und andere Arzneimittel genutzt wird. Lebensmittel haben darin nichts zu suchen.[16]
  • +2 bis +8 °C, angestrebt sind +5 °C, damit auch leichte Schwankungen im Bereich bleiben.
  • Originalverpackung. Die Impfstoffe bleiben in ihrer Packung.
  • Nicht an die Wand, nicht in die Tür. Impfstoffe dürfen die Innenwand nicht berühren und gehören nicht in die Kühlschranktür.
  • Erst kurz vor der Impfung herausnehmen. Nach dem Prinzip „first in, first out“ verbrauchst Du die am längsten gelagerten Impfstoffe zuerst.
  • Verfall regelmäßig prüfen, zum Beispiel monatlich, und die Prüfung dokumentieren.

Welcher Kühlschrank? Besonders geeignet sind Medikamentenkühlschränke, ein Haushaltskühlschrank ohne Eisfach ist aber möglich.[1] Der Hygieneleitfaden der Kassenärztlichen Vereinigungen nennt Geräte nach der Norm DIN 13277 empfehlenswert und beschreibt Mindestanforderungen für Haushaltsgeräte, zum Beispiel einen Schutz gegen Abkühlen unter 2 °C.[15] Vorgeschrieben ist ein spezielles Gerät nicht.[16]

Temperatur kontrollieren und dokumentieren

Das richtige Thermometer. Geeignet ist ein digitales Thermometer, das die tiefste und die höchste Temperatur anzeigt (Min-Max-Thermometer), oder ein Datenlogger, der laufend misst. Es gehört in die Mitte des Kühlschranks. Nicht geeignet sind Alkohol-, Quecksilber-, Bimetall- und Infrarotthermometer.[1]

Wie oft? Mindestens einmal täglich, am besten morgens und abends. Das Ergebnis wird jeden Tag dokumentiert.[1]

Nach dem Ablesen zurücksetzen. Ein Min-Max-Thermometer zeigt neben dem aktuellen Wert die Extremwerte seit dem letzten Zurücksetzen. Deshalb setzt Du es nach jedem Ablesen zurück.[15] Nur so siehst Du am Montagmorgen, ob der Kühlschrank am Wochenende zu warm oder zu kalt war. Gerade bei einem Stromausfall sind diese Werte für die Entscheidung über die Impfstoffe wichtig.[15]

Was ins Temperaturprotokoll gehört. Eine amtliche Vorlage gibt es nicht. Wir empfehlen diese Spalten: Datum, Uhrzeit, aktuelle Temperatur, Minimum und Maximum, ein Häkchen für „zurückgesetzt“, Dein Kürzel und eine Spalte für Abweichungen mit Maßnahme. Grundlage sind die STIKO-Vorgaben und der Hygieneleitfaden der KVen.[1] [15] Ein Protokoll zum Ausdrucken findest Du auf Seite 2 des Spickzettels.

Was der Hygieneplan regeln sollte. Der Hygieneleitfaden empfiehlt, im Hygieneplan auch festzulegen, was bei einer Temperaturabweichung am Medikamentenkühlschrank passiert. Die Maßnahmen sollen zu den Herstellervorgaben passen.[15] Wie Ihr den Hygieneplan aufbaut, steht in unserem Artikel zum Hygieneplan in der Arztpraxis.

Kühlkette unterbrochen: Was Du tust

Die STIKO schreibt: „Impfstoffe, die versehentlich falsch gelagert oder eingefroren wurden, müssen verworfen werden.“ Durch Einfrieren können Haarrisse entstehen, der Impfstoff kann unsteril werden, und angefrorene Adsorbatimpfstoffe sind schlechter verträglich. Zu warm gelagerte Impfstoffe wirken möglicherweise nur noch eingeschränkt oder gar nicht. Besonders empfindlich sind Lebendimpfstoffe wie der Masern-Mumps-Röteln-Impfstoff.[1]

Was „falsch gelagert“ heißt, steht in der Fachinformation des jeweiligen Impfstoffs. In vielen Fachinformationen, die wir geprüft haben, stehen Daten für eine kurze Temperaturabweichung. Ein Beispiel: Ein Sechsfach-Impfstoff ist laut Fachinformation bei Temperaturen bis 25 °C für 72 Stunden stabil. Diese Daten sind ausdrücklich nur als Anleitung für das Fachpersonal bei vorübergehenden Abweichungen gedacht.[17]

Eine Faustregel gibt es nicht. Ein Pneumokokken-Impfstoff verträgt laut Fachinformation bis 25 °C höchstens 48 Stunden,[18] ein anderer Sechsfach-Impfstoff bis 25 °C 228 Stunden.[19] Manche Fachinformationen nennen sogar eine eigene Zeitspanne für Temperaturen zwischen 0 und 2 °C,[20] andere enthalten gar keine Angaben zu Abweichungen, manchmal sogar je nach Darreichungsform desselben Impfstoffs unterschiedlich.[21] Eingefrorene Impfstoffe werden immer verworfen.[1] [20]

Was Du sofort tust. Eine deutsche Leitlinie mit festem Ablauf gab es laut einem Review von 2023 nicht, und wir haben seitdem keine gefunden.[22] Die folgenden Schritte haben wir aus den Empfehlungen der KVen, aus Fachinformationen und aus internationalen Leitlinien zusammengestellt. Sie sind eine Praxisempfehlung, keine amtliche Vorgabe:

  1. Nichts verimpfen und nichts wegwerfen.
  2. Werte ablesen: aktuelle Temperatur, Minimum und Maximum. Schätz, wie lange die Abweichung gedauert hat.[15]
  3. Betroffene Impfstoffe kennzeichnen („nicht verwenden“) und getrennt weiter kühlen.[22]
  4. Ärztin oder Arzt sofort informieren.[22]
  5. Dokumentieren: Uhrzeit, Werte, betroffene Impfstoffe und Chargen.[22]
  6. Fachinformation prüfen, bei Unklarheit Hersteller oder Apotheke fragen. Die Maßnahmen sollen zu den Herstellervorgaben passen.[15] [22]
  7. Entscheidung festhalten. Ob ein Impfstoff weiterverwendet oder verworfen wird, entscheidet die Ärztin oder der Arzt. Du trägst die Entscheidung ins Protokoll ein.

Für die Praxisleitung. Ein Kühlschrankausfall kann teuer werden. Impfstoff, der wegen eines defekten Kühlschranks vernichtet werden musste, darf nicht erneut zulasten der Krankenkasse über den Sprechstundenbedarf verordnet werden.[23] [24] Nach Angaben der KV Baden-Württemberg deckt die übliche Berufshaftpflichtversicherung solche Schäden oft nicht oder nicht ausreichend ab.[25] Die Praxis sollte deshalb ihren Versicherungsschutz prüfen.

Impfung vorbereiten und dokumentieren

Ist eine Impfung beim Praxisbesuch geplant, kannst Du Impfausweis oder Impfbescheinigung und den Impfstoff vorbereiten.[1] Wie Du den Impfstoff aufziehst und injizierst, steht in unserem Artikel zur Injektion s.c. und i.m.

Was in den Impfausweis gehört. Jede Impfung muss unverzüglich im Impfausweis dokumentiert werden. Liegt kein Impfausweis vor, gibt es eine Impfbescheinigung. Pflicht sind das Datum, die Bezeichnung und Chargenbezeichnung des Impfstoffs, die Krankheit, gegen die geimpft wurde, Name und Geburtsdatum der geimpften Person, Name und Anschrift der verantwortlichen Person und deren Bestätigung, schriftlich oder mit qualifizierter elektronischer Signatur oder Siegel.[4] Dazu kommen Hinweise, was bei ungewöhnlichen Impfreaktionen zu tun ist und wo Ansprüche bei einem Impfschaden geltend gemacht werden können, und Terminvorschläge für Folge- und Auffrischimpfungen.[4] Auch der gelbe Impfpass der Weltgesundheitsorganisation kann als Impfausweis dienen, wenn diese Vorgaben erfüllt sind.[1]

Unterschreiben darfst Du nicht. Die Bestätigung des Eintrags kann laut RKI nicht an Medizinische Fachangestellte delegiert werden, auch dann nicht, wenn Du selbst geimpft hast. Bestätigen muss die Ärztin oder der Arzt, die oder der für die Impfung verantwortlich ist.[3] Den Eintrag selbst kannst Du vorbereiten.[1] Eine fehlende, falsche oder unvollständige Impfdokumentation ist eine Ordnungswidrigkeit.[8]

In die Patientenakte gehören außerdem die Aufklärung und die Einwilligung. Lehnt jemand die Impfung nach der Aufklärung ab, sollte auch das dort stehen. Eine schriftliche Einwilligung ist nicht vorgeschrieben.[1] Verantwortlich dafür ist die Ärztin oder der Arzt, die oder der aufgeklärt hat.

Für die Abrechnung werden Kassenimpfungen mit einem Dokumentationsschlüssel gekennzeichnet, den die Schutzimpfungs-Richtlinie festlegt.[32] Welche Nummern in der laufenden Saison gelten, steht in den News zur Impfsaison und bei Eurer KV.

Recall: an fällige Impfungen erinnern

Ein Erinnerungssystem, auch Recall genannt, kann laut STIKO helfen, rechtzeitig an fällige Impfungen zu erinnern und mehr Menschen zur Impfung zu bringen. Erinnert werden kann schriftlich, telefonisch oder per E-Mail.[1]

Der erste Schritt steht schon im Impfpass. Nach dem Infektionsschutzgesetz muss die Impfdokumentation über notwendige Folge- und Auffrischimpfungen informieren, und zwar mit Terminvorschlägen, damit die geimpfte Person sie rechtzeitig wahrnehmen kann.[4] Diese Pflicht betrifft den Eintrag im Impfausweis, nicht eine spätere Erinnerung durch die Praxis.

Beim Praxisbesuch kannst Du Patientinnen und Patienten auf ausstehende Impfungen ansprechen und Infomaterial mitgeben.[1]

Für eine Einladung durch die Praxis braucht es vorher eine Einwilligung. Die STIKO schreibt: Lädt die Praxis selbst ein, „muss mittels Unterschrift dazu im Vorfeld ein Einverständnis gegeben werden“.[1] Auch die Datenschutzaufsicht sieht das so. Das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein nennt den Recall einen zusätzlichen Dienst, der sich nicht auf den Behandlungsvertrag stützen lässt. Die Praxis braucht dafür eine Einwilligung.[26] Für Erinnerungen per SMS oder E-Mail verlangen Bundesärztekammer und Kassenärztliche Bundesvereinigung eine ausdrückliche Einwilligung, ein Nicken oder anderes schlüssiges Verhalten reicht nicht.[27]

So setzt Ihr das um:

  • Formular mit Unterschrift. Datenschutzrechtlich muss die Einwilligung nicht schriftlich sein, die Praxis muss sie aber nachweisen können. Dafür eignet sich ein unterschriebenes Formular am besten.[26] Die STIKO verlangt die Unterschrift ohnehin.[1]
  • Kanäle zum Ankreuzen. Die KV Bayerns bietet zum Beispiel eine Vorlage an, die Impfungen ausdrücklich nennt. Patientinnen und Patienten wählen dort zwischen Brief, E-Mail, Telefon und SMS.[28]
  • Freiwillig. Die Behandlung darf nicht davon abhängen, ob jemand am Recall teilnimmt.[29] [30]
  • Jederzeit widerrufbar. Wer seine Einwilligung zurückzieht, bekommt danach keine Erinnerungen mehr. Der Widerruf muss so einfach sein wie die Einwilligung.[30] Trag ihn sofort in der Praxissoftware ein.
  • Sparsam formulieren. Gesundheitsdaten unverschlüsselt per E-Mail oder Messenger zu verschicken, werten Bundesärztekammer und KBV als unzulässige Offenbarung.[27] Eine Erinnerung nennt deshalb am besten nur Praxis und Anlass, keine Diagnose.

Die Vorlage für die Einwilligung stimmt Ihr am besten mit Eurer KV, Eurer Kammer oder Eurem Datenschutzbeauftragten ab.

Impfmanagement als feste Aufgabe

Laut STIKO kann es sehr hilfreich sein, einzelne Mitarbeitende und ihre Vertretung gezielt mit dem Impfmanagement zu beauftragen. Zu ihren Routineaufgaben können Bestandskontrolle, Verfallsprüfung und Bestellung gehören, die Schulung der Kolleginnen und Kollegen und die Kontrolle von Routine- und Notfallabläufen. Hilfreich sind eine Inventarliste, eine Impfsoftware oder eine Statistik der Impfungen der letzten Wochen und Monate. Viele Praxisverwaltungssysteme helfen bei der Verwaltung des Impfstoffdepots. Impfende Ärztinnen und Ärzte und impfbeauftragte MFA sollen regelmäßig an Schulungen zum Impfmanagement teilnehmen können, etwa online.[1]

Schon in der Ausbildung steht „Impfpass führen; beim Impfmanagement mitwirken“ im Ausbildungsrahmenplan.[11] Wer die Aufgabe dauerhaft übernehmen möchte, kann sich weiterbilden. Was die Fachkraft für Impfmanagement kostet, wie lange sie dauert und was sie für Dein Gehalt bedeuten kann, steht auf unserer Weiterbildungsseite. Kurse findest Du im Fortbildungskatalog. Impfen kann auch außerhalb der Praxis Dein Schwerpunkt sein, zum Beispiel als MFA im Gesundheitsamt.

Dein eigener Impfschutz

Wer in einer Arztpraxis arbeitet und nach dem 31. Dezember 1970 geboren ist, muss vor Beginn der Tätigkeit einen Masernschutz nachweisen, in der Regel zwei dokumentierte Impfungen.[5] [6] Was das für einen Probetag bedeutet, steht in unserem Ratgeber zum Probearbeiten. Deine Praxis darf Deinen Impf- und Serostatus verarbeiten, soweit das für den Infektionsschutz nötig ist.[7]

Für Beschäftigte in medizinischen Einrichtungen empfiehlt die STIKO beruflich unter anderem Impfungen gegen Hepatitis B, jährlich gegen Influenza, für nach 1970 Geborene zwei Impfungen gegen Masern, Mumps und Röteln, alle zehn Jahre gegen Pertussis und, wer keine Antikörper hat, gegen Windpocken.[1] Sie rät, den Impfstatus der Beschäftigten regelmäßig zu prüfen und an fällige Impfungen zu erinnern.[31] Was in der jährlichen Unterweisung zu Hygiene und Infektionsschutz drankommt, steht in unserem Überblick zu den Unterweisungen in der Praxis.

Typische Fehler

  • Impfstoff in der Kühlschranktür oder mit Kontakt zur Innenwand: Beides schließt die STIKO aus.[1]
  • Infrarot- oder Bimetallthermometer: Beide sind für den Impfstoff-Kühlschrank nicht geeignet.[1]
  • Min-Max-Speicher nicht zurückgesetzt: Dann zeigt das Thermometer alte Extremwerte, und eine neue Abweichung fällt nicht auf.[15]
  • Lebensmittel im Arzneimittelkühlschrank.[1] [16]
  • Nach einem Ausreißer sofort wegwerfen oder trotzdem impfen: Erst sichern und melden, entscheiden muss die Ärztin oder der Arzt.[15] [22]
  • Unterbrochene Impfserie neu beginnen: In der Regel zählt jede dokumentierte Impfung.[1]
  • Mündliche Angabe als Impfnachweis werten: Nicht dokumentierte Impfungen gelten als fehlend.[1]
  • Den Impfpass selbst unterschreiben: Die Bestätigung bleibt ärztlich.[3]
  • Recall ohne Einwilligung: Für Einladungen durch die Praxis braucht es vorher eine Unterschrift.[1]

Weiter lernen

Zum Vertiefen:

Passende Jobs in Deiner Nähe findest Du in unseren Stellenangeboten für MFA.

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MFA mal anders Redaktion
Artikel von
MFA mal anders Redaktion
Die Redaktion von MFA mal anders recherchiert Praxiswissen für MFA. Jede Angabe ist mit Quellen belegt, die am Ende des Artikels mit Abrufdatum stehen.

Quellen (32)

  1. Ständige Impfkommission (STIKO) beim Robert Koch-Institut: Empfehlungen der Ständigen Impfkommission beim Robert Koch-Institut 2026, Epidemiologisches Bulletin 4/2026, PDF, abgerufen am
  2. Ständige Impfkommission (STIKO) beim Robert Koch-Institut: Aktualisierung der COVID-19-Impfempfehlung 2026, Epidemiologisches Bulletin 28/2026, PDF, abgerufen am
  3. Robert Koch-Institut: Rechtliches, Aufklärung und Dokumentation zum Impfen (FAQ, Stand 03.02.2026), abgerufen am
  4. Bundesministerium der Justiz: § 22 IfSG Impf-, Genesenen- und Testdokumentation, abgerufen am
  5. Bundesministerium der Justiz: § 20 IfSG Schutzimpfungen und andere Maßnahmen der spezifischen Prophylaxe, abgerufen am
  6. Bundesministerium der Justiz: § 23 IfSG Nosokomiale Infektionen; Resistenzen; Rechtsverordnungen durch die Länder, abgerufen am
  7. Bundesministerium der Justiz: § 23a IfSG Personenbezogene Daten über den Impf- und Serostatus von Beschäftigten, abgerufen am
  8. Bundesministerium der Justiz: § 73 IfSG Bußgeldvorschriften, abgerufen am
  9. Bundesärztekammer und Kassenärztliche Bundesvereinigung: Persönliche Leistungserbringung: Möglichkeiten und Grenzen der Delegation ärztlicher Leistungen (2008), PDF, abgerufen am
  10. Kassenärztliche Bundesvereinigung und GKV-Spitzenverband: Vereinbarung über die Delegation ärztlicher Leistungen (Anlage 24 BMV-Ä), PDF, abgerufen am
  11. Bundesministerium der Justiz: Verordnung über die Berufsausbildung zum Medizinischen Fachangestellten/zur Medizinischen Fachangestellten, abgerufen am
  12. Bundesministerium der Justiz: Arzneimittelverschreibungsverordnung (AMVV), abgerufen am
  13. Bundesministerium der Justiz: § 20i SGB V Leistungen zur Verhütung übertragbarer Krankheiten, Verordnungsermächtigung, abgerufen am
  14. PLOS ONE (Thielmann A et al.): Vaccine cold chain in general practices: A prospective study in 75 refrigerators (Keep Cool study), 2019, englisch, abgerufen am
  15. Kompetenzzentrum Hygiene und Medizinprodukte der Kassenärztlichen Vereinigungen und der KBV: Hygiene in der Arztpraxis. Ein Leitfaden, 3. Auflage (2023), PDF, abgerufen am
  16. Kassenärztliche Vereinigung Bayerns: Verordnung Aktuell: Kühlgeräte für Arzneimittel (25.07.2024), PDF, abgerufen am
  17. Europäische Arzneimittel-Agentur (EMA): Infanrix hexa: Produktinformation, Abschnitt 6.4, PDF, abgerufen am
  18. Europäische Arzneimittel-Agentur (EMA): Vaxneuvance: Produktinformation, Abschnitt 6.4, PDF, abgerufen am
  19. Europäische Arzneimittel-Agentur (EMA): Vaxelis: Produktinformation, Abschnitt 6.4, PDF, abgerufen am
  20. Europäische Arzneimittel-Agentur (EMA): Prevenar 20: Produktinformation, Abschnitt 6.4, PDF, abgerufen am
  21. Europäische Arzneimittel-Agentur (EMA): Shingrix: Produktinformation, Abschnitt 6.4 (Pulver und Suspension), PDF, abgerufen am
  22. Das Gesundheitswesen (Knepper L, Stieber C, Weltermann B): Impfstoffmanagement in der ambulanten Versorgung: systematischer Review internationaler Leitlinien nach AGREE II (2023), abgerufen am
  23. Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein: Häufige Fragen: Sprechstundenbedarf, abgerufen am
  24. Bundessozialgericht: Urteil vom 29.06.2022, B 6 KA 14/21 R, abgerufen am
  25. Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg: Verordnungsforum 61: Achtung Kühlschrankausfall! Impfstoffe im Sprechstundenbedarf (Mai 2022), PDF, abgerufen am
  26. Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein: Die Datenschutz-Grundverordnung tritt in Kraft: Das müssen selbstständige Heilberufler beachten (Stand 10.04.2018), PDF, abgerufen am
  27. Bundesärztekammer und Kassenärztliche Bundesvereinigung: Hinweise und Empfehlungen zur ärztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung in der Arztpraxis (2025), PDF, abgerufen am
  28. Kassenärztliche Vereinigung Bayerns: Einverständniserklärung für Patienten-Recall (Formular), PDF, abgerufen am
  29. Arbeitsgemeinschaft der Heilberufskammern in NRW und KV Westfalen-Lippe: Patienteneinwilligung Praxisorganisation (Recall), Muster, PDF, abgerufen am
  30. Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit: DSGVO und BDSG (Textausgabe), Art. 7 Bedingungen für die Einwilligung, PDF, abgerufen am
  31. Ständige Impfkommission (STIKO) beim Robert Koch-Institut: Stellungnahme zu Impfungen von Personal in medizinischen Einrichtungen in Deutschland, Epidemiologisches Bulletin 4/2021, PDF, abgerufen am
  32. Gemeinsamer Bundesausschuss: Schutzimpfungs-Richtlinie (SI-RL), abgerufen am

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