8 Tipps für eine einfache Organisation von Impfterminen

In der Praxis stellt nicht nur die Organisation der wöchentlichen Impfstoff-Bestellungen eine zusätzliche Belastung für Ihre Praxismitarbeiter:innen da. Auch die Impftermine müssen rechtzeitig vereinbart werden. Und erscheint ein Impfling nicht zum Impftermin, ist zügig für Ersatz zu sorgen – schließlich soll nichts von dem kostbaren Impfstoff verloren werden.

Wie Sie mit 8 einfachen Tipps das Management von Impfterminen in Ihrer Praxis vereinfachen können und gleichzeitig für mehr Entlastung sorgen, haben wir nachfolgend für Sie zusammengestellt.

Tipp 1 – Nutzen Sie die digitalen Tools zur Online-Terminvereinbarung

So können Patient:innen selbst ihren Termin zur Erst- und Folgeimpfung buchen. Eines dieser Tools ist beispielsweise das Impfmodul von Doctolib. Dabei werden die Abstände zwischen den beiden Impfterminen automatisch berücksichtigt und je nach Impfstoff eingestellt. Außerdem zählt das Tool auch für Sie mit. Sie können im System hinterlegen, wie viele Impfdosen Ihnen in der kommenden Woche zur Verfügung stehen. Nach jedem wahrgenommenen Impftermin, wird der Stand der verfügbaren Impfdosen aktualisiert und alle relevanten Terminhinweise werden für die Patient:innen pro Impfstoff automatisch hinzugefügt. Damit sinkt nicht nur das Telefonaufkommen in Ihrer Praxis, auch Ihre Mitarbeiter:innen werden deutlich entlastet.

Tipp 2 – Weisen Sie auf Ihrer Website und dem Anrufbeantworter auf die Online-Terminvergabe für Impfungen hin

Mit einem Hinweis auf Ihrer Website und Ihrer telefonischen Bandansage, können Sie Impfwillige gezielt auf Ihren Service zur Online-Terminvergabe zur Impfung lenken. Damit erfolgen Terminabsprachen nicht mehr über das Telefon, Sie sind weiterhin für Ihre Patient:innen erreichbar und entlasten auch noch Ihr Praxisteam.

Tipp 3 – Planen Sie feste Impfzeiten für Impfungen ein

Richten Sie separate Impfzeiten in Ihrer Terminplattform ein, um den normalen Betrieb nicht zu stören. So behalten Sie leichter den Überblick über Ihre Impftermine und verhindern Überbuchungen.

Tipp 4 – Priorisieren Sie im Buchungsablauf

Mit Online-Tools können Ärzt:innen auch Qualifizierungsfragen im Buchungsprozess platzieren, um die Online-Buchbarkeit von Terminen besser zu steuern. So können Sie bspw. Blockierregeln für Neupatient:innen, oder die Abfrage bestimmter Vorerkrankungen oder Altersgruppen einstellen und behalten damit die volle Kontrolle über Ihre Terminvergabe.

Tipp 5 – Integration von Aufklärungsmaterialien in den Buchungsprozess

Sie können u. a. Aufklärungsbogen und Anamnese- und Einwilligungsbogen für Impfungen bereits im Vorfeld mit Ihren Patient:innen teilen. Damit können sich Patient:innen bereits vorab über die Vorteile und Risiken der Impfung informieren und erscheinen vorbereitet zum Termin, was wiederum Zeit in der Praxis spart.

Tipp 6 – Videosprechstunde zur Impfaufklärung/-beratung nutzen

Nutzen Sie Videosprechstunden beispielsweise für die strukturierte, terminierte Impfaufklärung in festgelegten Zeitfenstern. So können Sie auch in Grippe-Zeiten unter Wahrung der Hygienemaßnahmen für Ihre Patient:innen ansprechbar bleiben.

Tipp 7 – Automatisieren Sie Terminbestätigungen und Terminerinnerungen

Mit Online-Buchungsplattformen, erhalten die Impflinge eine automatisierte Erinnerung per E-Mail und/oder SMS – das reduziert Terminabsagen. Zudem können Patient:innen auch selbstständig Termine absagen oder umbuchen, was mehr Planungssicherheit bietet und dabei hilft, dass keine Impfdosen verschwendet werden.

Tipp 8 – Wartelisten anlegen und so Patient:innen vormerken

Sollten durch Absagen oder Terminverschiebungen Termine anderer Patient:innen frei werden, können Sie mit digitalen Buchungs-Tools automatisch eine Meldung an Interessierte in Ihrer Warteliste versenden, die so gegebenenfalls selbst noch einmal umbuchen können. Dies hilft, den Terminkalender stets gut gefüllt zu halten – ohne das ein weiteres Zutun Ihres Praxispersonals nötig ist.

Für die Umsetzung dieser 8 Tipps stehen Ihnen verschiedene digitale Lösungen auf dem Markt zur Verfügung. Wir bei Doctolib arbeiten ständig daran unser Angebot zur Digitalisierung der Arztpraxis weiter auszubauen und bieten mit unseren Produkten genau die Funktionen, welche die Effizienz in der Praxis erhöhen und damit das Praxispersonal spürbar entlasten. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

Übrigens: Karrierechancen für MFAs in der Digitalbranche

Wie erwähnt, birgt die Digitalisierung großes Potential für das Gesundheitswesen und kann Personal erheblich entlasten. Auch für MFAs tun sich in diesem Feld spannende alternative Karrierewege auf, da sie die Abläufe und Bedürfnisse einer Praxis im Detail verstehen.

HealthTech Unternehmen, wie Doctolib, sind immer auf der Suche nach Kolleg:innen, die mit ihnen gemeinsam Digitalisierungsprozesse in Praxen, Krankenhäusern und medizinischen Versorgungszentren in ganz Deutschland umsetzen. Denn dazu gehören Praxisschulungen und viel Netzwerkarbeit mit Ärzte:innen und anderen MFAs. Einige ehemalige MFAs haben bereits erfolgreich den Karrierewechsel in die HealthTech Branche gemacht und konnten sich nach nur kurzer Zeit sogar zu Team Leads / Managern entwickeln. Wenn Sie also auf der Suche nach einer spannenden neuen Herausforderung sind und sich für HealthTech interessieren, dann bewerben Sie sich für eine unserer aktuellen Stellenanzeigen für Quereinsteiger im HealthTech.